Pravila varstva in obdelave osebnih podatkov na podlagi elektronskega obrazca za izposojo gradiva v času epidemije

Za namen vsakokratne izposoje in prevzem gradiva v času epidemije, mora član, ki si želi izposoditi gradivo v času epidemije, zagotoviti spodaj navedene podatke, sicer knjižnica ne more izvesti izposoje gradiva članu v času epidemije. Knjižnica ima za potrebe izvajanja svoje dejavnosti ter zavarovanja knjižničnega gradiva pravico, da v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov zbira in obdeluje naslednje osebne podatke svojih članov že na podlagi Zakona o knjižničarstvu, med drugim tudi ime in priimek, naslov stalnega oziroma začasnega bivališča ter podatke za obveščanje (telefonska številka, naslov elektronske pošte/E-naslov/e-mail naslov).

V primeru izposoje gradiva v času epidemije sta možna dva načina prevzema naročenega izposojenega gradiva, kar izbere član ob naročilu, in sicer prevzem po pošti ali osebni brezstični prevzem (osebni prevzem).

Z oddajo elektronskega obrazca za izposojo gradiva v času epidemije izrecno soglašate z obdelavo naslednjih osebnih podatkov:

  • v primeru prevzema po pošti: ime in priimek, številka članske izkaznice, telefonska številka, e-mail naslov, naslov, pošta in kraj,
  • v primeru osebnega prevzema: številka članske izkaznice, telefonska številka, e-mail naslov.

Vaši podatki za splošno javnost ne bodo dostopni. Ker je skrb za podatke vrednota, bomo vaše osebne podatke varovali v skladu z veljavnimi predpisi in z visoko stopnjo odgovornosti.

1. Podatki o upravljavcu in pooblaščeni osebi za varstvo podatkov

Uradno ime upravljavca: Mestna knjižnica Ljubljana.

Naslov upravljavca: Kersnikova ulica 2, 1000 Ljubljana

Odgovorna oseba pri upravljavcu: direktorica mag. Teja Zorko.

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov v podjetju: Sara Oranič, namestnica Vesna Trobec.

Kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo podatkov: Mestna knjižnica Ljubljana, Kersnikova ulica 2, 1000 Ljubljana, tel.: 01 308 50 00, e-pošta: dpo@mklj.si.

2. Namen obdelave, pravna podlaga obdelave in uporabniki osebnih podatkov

Osebne podatke bomo z vašo privolitvijo v primeru prevzema po pošti obdelovali z namenom:

  • ime in priimek, naslov, pošta in kraj z namenom pravilne dostave,
  • številka članske izkaznice z namenom evidentiranja izposojenega gradiva člana,
  • telefonska številka z namenom obveščanja člana s strani dostavljalca paketa (Pošta Slovenije d.o.o.) o času dostave,
  • e-mail naslov z namenom obvestila članu o prejemu njegovega naročila s strani knjižnice in z namenom obveščanja člana s strani dostavljalca paketa (Pošta Slovenije d.o.o.) o dostavi.

Osebne podatke bomo z vašo privolitvijo v primeru osebnega prevzema obdelovali z namenom:

  • številka članske izkaznice z namenom evidentiranja izposojenega gradiva člana,
  • telefonska številka z namenom obveščanja člana o času prevzema pripravljenega gradiva,
  • e-mail naslov z namenom obvestila članu o prejemu njegovega naročila in obvestilo članu o času prevzema oziroma dogovora o času prevzema gradiva, če na telefon ni dosegljiv.

Na osnovi obdelovanja podatkov ne izvajamo avtomatiziranega sprejemanja odločitev.

Osebne podatke, dane v okviru elektronskega obrazca za izposojo gradiva v času epidemije bomo obdelovali le za namen vsakokratne izposoje in prevzem gradiva v času epidemije, za potrebe poslovanja knjižnice ter zavarovanja knjižničnega gradiva. Navedene osebne podatke zbiramo na podlagi vaše izrecne, prostovoljne, nedvoumne in pritrdilne privolitve. Za osebne podatke članov, ki še niso dopolnili 14 let, je potrebna privolitev njihovega zakonitega zastopnika, kar v primeru naročanja gradiva preko elektronskega obrazca za izposojo v času epidemije pomeni, da za člane, ki še niso dopolnili 14 let, gradivo lahko naroči le njihov zakoniti zastopnik, kateri z naročilom izrecno daje privolitev in soglaša z obdelavo navedenih osebnih podatkov.

Osebne podatke bodo obdelovale le tiste osebe pri upravljavcu, ki imajo pooblastilo za obdelavo osebnih podatkov članov in opravljajo dela, ki so povezana z izposojo gradiva v času epidemije, za pripravo statistik oseba, ki je po odredbi direktorja v konkretnem primeru zavezana delati statistiko, ter za drug legitimen in legalen namen oseba oziroma osebe, ki morajo izpolniti ta namen.

V vsakem primeru bo imela dostop do podatkov tudi pooblaščena oseba za varstvo podatkov, ko bo opravljala predpisane naloge.

Osebne podatke bomo v primeru prevzema gradiva po pošti posredovali za konkretni primer zunanjem obdelovalcu-Pošti Slovenije d.o.o., in sicer naslednje osebne podatke, ki so obvezni za dostavo gradiva s strani Pošte Slovenije d.o.o.: ime in priimek, naslov, pošta in kraj, telefonska številka, e-mail naslov, prav tako bomo ob upoštevanju vaše varnosti skrbeli, da imamo z zunanjim obdelovalcem sklenjeno ustrezno pogodbo o obdelavi podatkov, in da bo zunanji obdelovalec spoštoval varovanje podatkov. Uporabniki osebnih podatkov iz teh Pravil so v smislu Splošne uredbe tudi zunanji pogodbeni partnerji knjižnice, to so pogodbeni obdelovalci, ki za knjižnico vzdržujejo in gostujejo spletno stran oziroma imajo dostop do omrežja oziroma spletne strani MKL zaradi pravilnega delovanja, hrambe baz podatkov oziroma nadgradnje potrebnih informacijsko komunikacijskih sistemov.

V kolikor se osebni podatki, dani s strani člana za namen izposoje in prevzem gradiva v času epidemije preko spletnega obrazca, razlikujejo od osebnih podatkov, ki jih je član dal knjižnici ob vpisu ali kasneje javil spremembo teh osebnih podatkov, se ne šteje, da je član podal spremembo osebnih podatkov, saj se podatki zbrani na podlagi elektronskega obrazca za izposojo gradiva v času epidemije zberejo le za namen vsakokratne izposoje in prevzem gradiva v času epidemije, za potrebe poslovanja knjižnice ter zavarovanja knjižničnega gradiva in se ne povezujejo z nobeno drugo zbirko osebnih podatkov.

3. Prenos osebnih podatkov v drugo državo

Osebnih podatkov in zbirke osebnih podatkov hranimo na območju Republike Slovenije ter jih ne iznašamo v druge države.

4. Obdobje hrambe

Osebne podatke posameznika, ki smo jih pridobili na podlagi elektronskega obrazca za izposojo gradiva v času epidemije, hranimo najdalj trideset (30) dni od prejema naročila oziroma do preklica, če je preklic privolitve podan pred potekom teh 30 dni, razen, če za obdelavo podatka obstaja katera druga predpisana podlaga. V vsakem primeru pa podatek izbrišemo takoj, ko ni več podlage za hrambo podatkov. V primeru, da član poda preklic privolitve obdelave osebnih podatkov, pridobljenih na podlagi tega elektronskega obrazca za izposojo gradiva v času epidemije pred izvedbo oddaje gradiva na pošto ali osebnega prevzema gradiva, se šteje, da član soglaša, da se izposoja ne izvede.

5. Pravice posameznika (osebe)

Posameznik sem seznanjen:

  • da lahko svojo privolitev kadarkoli prekličem (pravica do preklica privolitve), pri čemer preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do preklica. Preklic soglasja za obdelavo osebnih podatkov, ki ga je član podal preko elektronskega obrazca za izposojo gradiva v času epidemije, se nanaša izključno na obdelavo in hrambo elektronskih obrazcev s temi osebnimi podatki, kar pa ne vpliva na obdelavo osebnih podatkov člana, ki se obdelujejo skladno z Zakonom o knjižničarstvu in morebitnimi drugimi soglasji člana,
  • da lahko kadarkoli od upravljavca zahtevam, da mi omogoči dostop do mojih osebnih podatkov in do podatka ali upravljavec v zvezi z menoj obdeluje podatke (pravica do seznanitve s podatki in pravica dostopa do podatka),
  • da lahko od upravljavca zahtevam, da moje netočne osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja popravi (pravica do popravka) oziroma izbriše, razen v primeru, ko predpisi upravljavcu nalagajo hrambo podatkov (pravica do izbrisa),
  • da lahko od upravljavca zahtevam, da obdeluje moje podatke le v omejenem obsegu, kadar oporekam netočnosti podatkov ali kadar je obdelava podatkov nezakonita in nasprotujem izbrisu podatkov ali kadar podatki niso več potrebni skladno z namenom obdelave in podatke potrebujem za pravne zadeve ali kadar vložim ugovor (pravica do omejitve obdelave),
  • da lahko od upravljavca zahtevam, da mi pošlje moje osebne podatke ali da jih pošlje drugemu upravljavcu (pravica do prenosljivosti podatkov),
  • da lahko vložim pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, kontaktni podatki pooblaščenca so dosegljivi tudi na spletni strani pooblaščenca: https://www.ip-rs.si/ (pravica do pritožbe) in
  • da upravljavec podatkov ne bo obdeloval za drug namen, razen za namen, za katerega so zbrani, ter da bo upravljavec v nasprotnem primeru posameznika pred nadaljnjo obdelavo z drugim namenom obvestil ter mu zagotovil vse predpisane informacije.

Posameznik sem tudi seznanjen:

  • da lahko pri upravljavcu oziroma knjižnici vložim ugovor v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, na podlagi katerega bo knjižnica, če ne bodo obstajali nujni legitimni interesi za obdelavo, ki bodo prevladovali nad mojim interesi, prenehala obdelovati moje podatke (pravica do ugovora).

V knjižnici vas obveščamo še, da bomo storili vse, kar je v naši moči, da vam kot posamezniku pomagamo pri uveljavljanju svojih pravic.

6. Razno

V primeru spremembe predpisov na področju varstva osebnih podatkov se upravljavec zavezuje ravnati skladno s spremembo predpisov.

Ta pravila varstva in obdelave osebnih podatkov na podlagi elektronskega obrazca za izposojo gradiva v času epidemije predstavljajo pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov člana v smislu privolitve člana, poleg pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov člana, ki jo predstavljajo določila Zakona o knjižničarstvu v zvezi z osebnimi podatki ter veljajo od 13. 1. 2021.

Številka: 043-2/2020-1a
Ljubljana, dne 13. 1. 2021
direktorica Mestne knjižnice Ljubljana
mag. Teja Zorko

thlsidebar

pionirska


Koledar

« Maj 2021 »
Po To Sr Če Pe So Ne
          1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
31            
S tem, ko uporabljate spletno mesto, dovoljujete uporabo piškotkov v skladu z našo politiko varovanja zasebnosti. Nastavitve zapri