Pravilnik o upravljanju knjižnične zbirke

Na podlagi 15. člena Sklepa o ustanovitvi javnega zavoda Mestna knjižnica Ljubljana (Uradni list RS, št. 30/08 in 105/08) sprejme direktorica Mestne knjižnice Ljubljana naslednji

PRAVILNIK O UPRAVLJANJU KNJIŽNIČNE ZBIRKE V MESTNI KNJIŽNICI LJUBLJANA

Vsebina
   a) Namen dokumenta
   b) Zakonska določila, standardi in strokovna priporočila
   c) Opredelitev osnovnih terminov
1 SPLOŠNA IZHODIŠČA
   a) Poslanstvo MKL
   b) Poslanstvo upravljanja z zbirko
   c) Namen upravljanja z zbirko
   d) Odgovornosti pri upravljanju s knjižnično zbirko
2 RAZISKAVA ZUNANJEGA OKOLJA IN SEGMENTIRANJE UPORABNIKOV MKL
2.1 PRIDOBIVANJE PODATKOV
2.2 METODOLOGIJA PREGLEDA ZUNANJEGA OKOLJA IN SEGMENTIRANJA UPORABNIKOV
   a) Nabor podatkov za potrebe urejanja knjižnične zbirke
   b) Uporabniki
3 ANALIZA NOTRANJEGA OKOLJA
   a) Sestava notranjih enot v mreži in organizacijska slika MKL
   b) Notranja organiziranost skupnih služb
   c) Notranja komunikacija za upravljanje s knjižnično zbirko
4 IZBOR KNJIŽNIČNEGA GRADIVA
4.1 SPLOŠNI KRITERIJI ZA IZBOR
4.2 IZBOR KNJIŽNIČNEGA GRADIVA GLEDE NA VRSTO UPORABNIKOV
4.3 IZBOR PO VRSTI IN OBLIKI GRADIVA
4.4 IZBOR GLEDE NA STOPNJO IZČRPNOSTI POSAMEZNEGA PODROČJA
4.5 OMEJITVE PRI IZGRADNJI ZBIRKE
5 PRIDOBIVANJE KNJIŽNIČNEGA GRADIVA
   a) Financiranje knjižnične zbirke
   b) Izvajanje izbora in nakup knjižničnega gradiva
   c) Obdelava knjižničnega gradiva
   d) Inventarizacija
   e) Zaščita gradiva in odprema v knjižnice
   f) Kontrolni postopki
   g) Darovi knjižninčega gradiva
   h) Zamene knjižničnega gradiva
   i) Obvezni izvod
6 DOSTOP DO KNJIŽNIČNEGA GRADIVA
6.1 DOSTOPNOST IN IZPOSOJA GRADIVA V FIZIČNI IN DRUGIH OBLIKAH
   a) Prosti pristop na podlagi sistema UDK (univerzalna decimalna klasifikacija)
   b) Priročna zbirka referenčnega gradiva
   c) Skladišča
   d) Dostop do urejenih domoznanskih zbirk za lokalne študije
   e) Medoddelčna izposoja
   f) Medknjižnična izposoja
   g) Medknjižnična izposoja dokumentov v elektronski obliki (sodi med elektronsko posredovanje dokumenta)
   h) Dostop do interneta – svetovnega spleta
   i) lokalni dostop do elektronskega vira
   j) dostop do knjižnične zbirke na daljavo
   k) dostop do elektronskih storitev
6.2 DOSTOP DO GRADIVA ZA RANLJIVE CILJNE SKUPINE OZ. ZA UPORABNIKE S POSEBNIMI POTREBAMI
6.3 PROMOCIJA GRADIVA, KNJIŽNE RAZSTAVE – AKTIVIRANJE GRADIVA
6.4 SODELOVANJE Z DRUGIMI KNJIŽNICAMI IN DOSTOPNOST (ZUNANJIH) INFORMACIJSKIH VIROV
7 IZLOČANJE IN ODPIS KNJIŽNIČNEGA GRADIVA
   a) Kdo izvaja odpis
   b) Kriteriji za izločanje, odpis in repozitorij
   c) Kaj se zgodi s knjižničnim gradivom, ko ga knjižnice odpišejo
   d) Merjenje uspešnosti
8 EVALVACIJA UPRAVLJANJA KNJIŽNIČNE ZBIRKE MKL
8.1 EVALVACIJA KNJIŽNIČNIH ZBIRK
   a) Sistem za evalvacijo zbirk
   b) Aktivnosti pri evalvaciji določene zbirke
   c) Metode merjenja in evalvacije
   d) Merjenje zadovoljstva uporabnikov
   e) Kvalitativna merjenja usmerjena na knjižnično zbirko
   f) Rezultati vrednotenja knjižničnih zbirk
8.2 EVALVACIJA POSTOPKOV NABAVE
8.3 REDNO MERJENJE IN VREDNOTENJE UPRAVLJANJA KNJIŽNIČNE ZBIRKE
   a) Zbiranje podatkov
   b) Merjenje oziroma postavljanje kazalnikov
   c) Vrednotenje
   d) Določanje kriterijev
9 VKLJUČEVANJE UPORABNIKOV V IZGRADNJO KNJIŽNIČNE ZBIRKE
10 POLITIKA IN POSTOPKI REŠEVANJA PRITOŽB
11 VIRI IN LITERATURA
12 PRILOGE

a) Namen dokumenta
Od ustanovitve leta 2008 dalje Mestna knjižnica Ljubljana (v nadaljevanju MKL) združuje šest dotedaj samostojnih knjižnic v enoten zavod, kar pomeni, da za svoje optimalno in kakovostno delovanje potrebuje enotno politiko upravljanja s knjižnično zbirko vseh knjižnic v mreži MKL. Ta dokument tako zagotavlja, da knjižnica sistematično, transparentno in racionalno izgrajuje in upravlja s knjižnično zbirko. S pričujočim dokumentom definira elemente svoje nabavne politike, omogoča pogoje za optimalen razvoj knjižnične zbirke in vzpostavlja mehanizme za spremljanje uspešnosti pri zadovoljevanju potreb lokalnega okolja in uporabnikov, ki jim je knjižnična zbirka namenjena. 

b) Zakonska določila, standardi in strokovna priporočila
  • Guidelines for a Collection development policy (IFLA, 2001)
  • Navodilo za izločanje in odpis knjižničnega gradiva (NUK/13.6.2003)
  • Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe (UL RS 73/2003)
  • Pravilnik o načinu določanja skupnih stroškov osrednjih knjižnic, ki zagotavljajo knjižnično dejavnost v več občinah, in stroškov krajevnih knjižnic (UL 19/2003)
  • Pravilnik o hranjenju, uporabi in izločanju obveznih izvodov publikacij (UL RS 90/2007)
  • Pravilnik o OOK (UL RS 88/2003)
  • Standardi za splošne knjižnice 2005 - 2015 (Nacionalni svet za knjižnično dejavnost. 2005)
  • Uredba o osnovnih storitvah knjižnic (UL RS 29/2003)
  • Zakon o knjižničarstvu (UL RS 87/2001, 96/2002)
  • Zakon o obveznem izvodu publikacij (UL RS 69/2006, UL RS 86/2009)
  • Sklep o ustanovitvi javnega zavoda Mestna knjižnica Ljubljana, Uradni list RS, št. 30/2008
c) Opredelitev osnovnih terminov
UPRAVLJANJE KNJIŽNIČNE ZBIRKE je vsem ostalim nadrejen, najširši termin in označuje proces, v katerem se izvaja vodenje, organiziranje, načrtovanje nabavne politike in nadzor nad njenim izvajanjem. 
NABAVNA POLITIKA označuje zapisano izjavo o sistematičnem načrtovanju in izvajanju izgradnje knjižnične zbirke. Vsebovati mora ključne elemente.
KNJIŽNIČNA ZBIRKA označuje sistematično urejeno knjižnično gradivo posameznih OE in MKL kot celote , ki je zbrano po določenih strokovnih kriterijih, z namenom, da je na voljo uporabnikom knjižnice.
IZGRADNJA KNJIŽNIČNE ZBIRKE označuje načrtovan proces pridobivanja in izločanja knjižničnega gradiva, katerega cilj je učinkovita in kakovostna knjižnična zbirka, nastajajoča v daljšem časovnem obdobju v skladu s potrebami vseh prebivalcev različnih okolij v mreži MKL.
NABAVA označuje aktivnosti, s katerimi pridobivamo knjižnično gradivo (torej nakup, zamenjava, dar, obvezni izvod), opravljamo izbor, naročanje in prevzem knjižničnega gradiva.
OBDELAVA označuje procese in postopke, s katerimi pridobljeno knjižnično gradivo uvrstimo v knjižnično zbirko in omogočimo njegovo uporabo uporabnikom knjižnic v mreži MKL.

1 SPLOŠNA IZHODIŠČA

a) Poslanstvo MKL 
Mestna knjižnica Ljubljana je knjižnica glavnega mesta, ki skrbi za izvajanje knjižnične dejavnosti za prebivalce Mestne občine Ljubljana in njene obiskovalce. Knjižnica tako predstavlja kulturno, informacijsko, izobraževalno, socialno in komunikacijsko stičišče posameznikov, skupin, lokalne skupnosti, kulturnih ustanov in organizacij.
Izvaja naloge osrednje območne knjižnice za osrednjeslovensko regijo ter skrbi za ohranjanje in razvoj knjižnične mreže.
Zbira, obdeluje, predstavlja in hrani domoznansko gradivo o lokalni skupnosti in obvešča javnost o dogodkih v lokalni skupnosti.
Javnost seznanja tudi z delovanjem knjižnice in s tem povečuje svojo vidnost in prepoznavnost v okolju.
Svojim obiskovalcem omogoča demokratičen dostop do vseh vsebin svojih zbirk (poučnih, umetniških, razvedrilnih in drugih), tako da jim posreduje gradivo in informacije, shranjene na tradicionalnih in digitalnih nosilcih.
Svoje poslanstvo uresničuje z razvijanjem bralne kulture in različnih oblik pismenosti, zlasti z usposabljanjem obiskovalcev za uporabo knjižnice in njenih virov informacij.
Spodbuja vključevanje obiskovalcev v procese vseživljenjskega učenja in v oblike aktivnega državljanstva.
Z oblikovanjem posebnih storitev skrbi za vključenost ranljivih skupin prebivalstva.
Z dejavnostmi za kakovostno preživljanje prostega časa predstavlja fizična in virtualna knjižnica prostor sproščenega druženja, odprt, povezovalen in ustvarjalen tretji prostor.
S spodbudnim delovnim okoljem in permanentnim izobraževanjem zaposlenih zagotavlja, da ti s svojim znanjem omogočajo uresničevanje zastavljenih nalog.

b) Poslanstvo upravljanja z zbirko
Poslanstvo knjižnice pri upravljanju z zbirko je prepoznavanje, vrednotenje, izbiranje, organiziranje in posredovanje kvalitetnih informacijskih virov shranjenih na najrazličnejših nosilcih. S tem knjižnica zadovoljuje potrebe raznolike lokalne skupnosti po kulturni bogatitvi in spodbujanju vseživljenjskega učenja. 
S skrbno nabavo gradiva si knjižnica prizadeva oblikovati obsežno in pestro knjižnično zbirko za prebivalce Mestne občine Ljubljana in širšega območja. S kakovostno strokovno obdelavo gradiva nudi širok vir informacij o zbirki in omogočila njeno učinkovito uporabo.
Z uveljavljanjem koncepta hibridne knjižnice, torej fizične in virtualne hkrati, knjižnica zagotavlja 24-urni oddaljeni dostop do raznovrstnega gradiva in informacij.
Še posebej oblikuje zbirko gradiva in informacij ter razvija storitve za ranljive skupine prebivalstva (starejši, etnične skupnosti, brezposelni, uporabniki s posebnimi potrebami).
Knjižnica zbira, obdeluje, hrani in posreduje gradivo in informacije o svoji lokalni skupnosti in s tem ohranja lokalno dediščino. Obstoječe domoznansko gradivo knjižnica digitalizira in s tem omogoča dostop do njega širokemu krogu uporabnikov.
V sodelovanju s svojimi uporabniki in lokalno skupnostjo ter v skladu s sodobnimi strokovnimi izhodišči razvija storitve, ki jih potrebujejo pri delu, učenju, raziskovanju ali v prostem času.

c) Namen upravljanja z zbirko
Politika upravljanja z zbirko je orodje za oblikovanje in vodenje izbora, vzdrževanja in posredovanja gradiva, ki je pomembno za lokalno skupnost. 
Politika upravljanja z zbirko je temeljni kamen za načrtovanje in dolgoročni razvoj zbirke. Politika upravljanja z zbirko izraža odgovornost, ki jo ima knjižnica do ustanovitelja, svojih uporabnikov in družbe v celoti.
Politika upravljanja z zbirko vsebuje elemente, ki zagotavljajo zbirki prilagodljivost in odzivnost na spremembe.
Knjižnica opredeli prioritete v izgradnji knjižnične zbirke tudi v tekočem strateškem načrtu in letnih programih dela.

d) Odgovornosti pri upravljanju s knjižnično zbirko
  • Direktor kot pobudnik oblikovanja vizije in poslanstva knjižnice v okviru odgovornosti za uspešno poslovanje in razvoj celotne dejavnosti knjižnice potrjuje nabavno politiko knjižnice, pravila in organizacijo upravljanja s knjižnično zbirko, potrjuje letni vsebinski in finančni načrt pridobivanja knjižničnega gradiva in informacijskih virov ter po sistematizaciji delovnih mest določi odgovorno osebo za pridobivanje knjižničnega gradiva.
  • Pomočnik direktorja za strokovno delo zagotavlja umeščenost nabavne politike in upravljanje s knjižnično zbirko v strateške in druge razvojne dokumente MKL.
  • Odgovornost za oblikovanje nabavne politike in upravljanja s knjižnično zbirko direktor delegira na vodje pristojnih služb za izvajanje dejavnosti, ki so ključne za upravljanje s knjižnično zbirko:
Kolegij MKL: obravnava predloge in usmeritve nabavne politike in določbe upravljanja s knjižnično zbirko ter predloge za njihovo spremembo, skrbi za homogen razvoj knjižnične zbirke v celotni mreži.
Služba za razvoj in območnost: organizira analizo okolja knjižnice in kazalnikov knjižničnega poslovanja, ki se nanašajo na uporabo ali ponudbo knjižnične zbirke in na podlagi rezultatov pripravlja predloge za oblikovanje knjižnične zbirke.
Odgovornost za oblikovanje zbirk v posameznih območnih enotah mreže MKL nosijo vodje območnih enot v sodelovanju z vodji posameznih krajevnih knjižnic. Vodje območnih enot skladno s celovitostjo knjižnične zbirke vse knjižnične mreže, finančnimi možnostmi in tem dokumentom oblikujejo nabavno politiko območne enote in upravljajo s knjižnično zbirko v celotni mreži. 
Odgovornost za izbor knjižničnega gradiva nosi Služba za pridobivanje in obdelavo knjižničnega gradiva (SPOK) in skrbniki posebnih zbirk knjižnice. SPOK obenem odgovarja za porabo planiranih letnih sredstev za nakup knjižničnega gradiva in informacijskih virov. (glej t. Izvajanje izbora in nakup knjižničnega gradiva).

2 RAZISKAVA ZUNANJEGA OKOLJA IN SEGMENTIRANJE UPORABNIKOV MKL

V okviru upravljanja s knjižnično zbirko sta prav izgradnja knjižnične zbirke in njeno vrednotenje najbolj povezana z raziskavo lokalnega okolja, v katerem knjižnica deluje in z analizo uporabnikov knjižnice.
Pri opisu zunanjega okolja je potrebno upoštevati, da MKL:
  • izvaja knjižnično dejavnost kot javno službo na območju MOL;
  • po pogodbi izvaja knjižnično dejavnost kot javno službo za občine izven MOL;
  • izvaja naloge osrednje območne knjižnice za osrednjeslovensko knjižnično regijo.
Glede na raznolikost lokalnih okolij v katerih delujejo območne enote in krajevne knjižnice, ni smiselno izdelati enovite analize okolja za celotno mrežo MKL, ampak se izdelajo analize za posamezno krajevno knjižnico.
V dokumentu Upravljanje s knjižnično zbirko je podana metodologija zajemanja in zbiranja podatkov, ki so pomembni za oblikovanje knjižnične zbirke. Opis in analiza okolja posamezne območne enote, krajevne knjižnice in postajališča potujoče knjižnice sta narejena na osnovi predlagane metodologije.

2.1 Pridobivanje podatkov
Glavni viri za pridobivanje podatkov so:
Nekateri podatki , ki bi jih morali upoštevati za potrebe izgradnje knjižnične zbirke, tudi na ravni MOL niso dostopni . Sem sodijo podatki, kot so:
  • število oz. delež brezposelnih po četrtnih skupnostih,
  • dnevne migracije med četrtnimi skupnostmi,
  • socialni status prebivalcev po četrtnih skupnostih,
  • število tujcev v četrtnih skupnostih.

 

2.2 Metodologija pregleda zunanjega okolja in segmentiranja uporabnikov
a) Nabor podatkov za potrebe urejanja knjižnične zbirke
Zunanje okolje MKL je razdeljeno na sedem področij: geografsko okolje, demografsko okolje, gospodarsko okolje, družbeno - kulturno okolje, tehnološko okolje, naravno okolje in politično - pravno okolje. 
Za vsako področje so zajeti značilni podatki. Za potrebe nabavne politike upoštevamo:
  • geografsko okolje
  • demografsko okolje
  • gospodarsko okolje
  • družbeno - kulturno okolje
S teh vidikov zbiramo spodnje podatke z opredeljeno frekvenco zbiranja:
  • Geografsko okolje
ElementNivoFrekvencaVir
površina Občine, ČS 5 let Spletne strani občin
število prebivalcev Občine, ČS letno SI-Stat podatkovni portal, ČS na zahtevo pri SURS
gostota prebivalcev Občine, ČS letno izračun
  • Demografsko okolje
ElementNivoFrekvencaVir
starost, velikost starostnih skupin Občine, ČS letno SI-Stat podatkovni portal, ČS na zahtevo pri SURS
spremljanje deleža starostnih skupin Občine, ČS letno izračun
spol Občine, ČS 3 leta SI-Stat podatkovni portal, ČS na zahtevo
etnične skupine Občine 3 leta SI-Stat podatkovni portal – selitveni prirast iz tujine1
  • Gospodarsko okolje
ElementNivoFrekvencaVir
socialni status prebivalcev (povprečne plače po dejavnostih) Občine 3 leta SI-Stat podatkovni portal
število brezposelnih Občine 3 leta SI-Stat podatkovni portal
  • Družbeno-kulturno okolje

knjižnice predstavljajo vzgojno izobraževalne, kulturne, socialne, športne in druge organizacije in storitve v okolju2

ElementNivoFrekvencaVir
Vrtci – število enot in število varovancev Občine, ČS 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin
OŠ – število enot in število učencev Občine, ČS 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin
SŠ – število šol in število dijakov Občine, ČS 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin
Glasbene šole – število šol in število učencev Občine 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin
Univerza Občine 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin
Zasebne visoke šole Občine 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin
Študentski in dijaški domovi Občine 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin
Domovi za starejše Občine, ČS 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin
Raziskava zunanjega okolja, ki jo vsako leto opravi Služba za razvoj in območnost v mesecu aprilu, bo služila vodstvu knjižnice za analizo lokalnega okolja in vključevanje ugotovitev analize zunanjega okolja v oblikovanje knjižnične zbirke.

Za potrebe oblikovanja domoznanske zbirke uporabljamo integralno verzijo raziskave zunanjega okolja za mrežo knjižnic MKL.

b) Uporabniki
Za boljše poznavanje uporabnikov (članov) knjižnica uporablja segmentiranje kot analitični proces, v katerem poskuša razdružiti celotno populacijo v manjše homogene skupine za zadovoljevanje prepoznanih značilnih potreb ter ciljno naravnane anketne vprašalnike.
  • Segmentiranje na demografskih osnovah
ElementNivoFrekvencaVir
Spreminjanje starostne strukture aktivnih članov Primerjava deležev med prebivalstvom in aktivnimi člani (občine, ČS) letno SI-Stat portal, Cobiss Izpisi
spol Primerjava deležev med prebivalstvom in aktivnimi člani (občine, ČS) letno SI-Stat portal, Cobiss Izpisi
  • Segmentiranje na vedenjskih osnovah
Raziskava navad uporabnikov – anketa vsakih 5 let 
• osebnostne značilnosti;
• navade uporabnikov;
• življenjski slog uporabnikov;
• ciljne skupine uporabnikov;
• aktivnosti skupin uporabnikov;
• interesi uporabnikov;
• mnenje uporabnikov;
• izobrazba.
  • Segmentiranje na osnovi uporabe knjižničnih storitev in še posebej knjižnične zbirke
• Članstvo: novo vpisani in aktivni
ElementNivoFrekvencaVir
Aktivni člani po kategorijah Krajevne knjižnice, MKL letno COBISS Izpisi
Aktivni člani po občinah Krajevne knjižnice, MKL letno COBISS Izpisi
Novi člani po kategorijah Krajevne knjižnice, MKL letno COBISS Izpisi
Novi člani po občinah Krajevne knjižnice, MKL letno COBISS Izpisi
Obisk:
ElementNivoFrekvencaVir
Obisk po kategorijah in občinah Krajevne knjižnice, MKL letno COBISS Izpisi
Obisk po starosti in spolu Krajevne knjižnice, MKL letno COBISS Izpisi
Predlagani parametri: izposoja na dom (c,nd,op,p,pp), izposoja v knjižnici (s,us), rezervacije (r).

3 ANALIZA NOTRANJEGA OKOLJA

Notranje okolje MKL vpliva na izgradnjo, upravljanje in vrednotenje knjižničnih zbirk z naslednjimi sestavinami:

a) Sestava notranjih enot v mreži in organizacijska slika MKL
Današnja knjižnična mreža MKL je nastala v dolgem časovnem obdobju z dinamiko povezovanja in razdruževanja knjižnic med seboj. Leta 2008 je Mestna občina Ljubljana ustanovila nov javni zavod, Mestno knjižnico Ljubljana, v katero je združila pet prej samostojnih splošnih knjižnic z vsemi pripadajočimi krajevnimi knjižnicami in Slovansko knjižnico. 
Vsaka od knjižnic je pred združitvijo pokrivala svoj del Ljubljane, razvila posebnosti in prepoznaven karakter, ki sedaj tvori dinamičen mozaik MKL. Z združitvijo ljubljanskih knjižnic v MKL je v slovenskem prostoru nastala največja splošna knjižnica, ki za enkrat nima prave primerjave po velikosti in strukturiranosti:
  • velikost knjižnične zbirke okrog 1,5 mio enot,
  • nad 200 zaposlenih,
  • pet velikih območnih enot: Knjižnica Otona Župančiča, Knjižnica Šiška, Knjižnica Bežigrad, Knjižnica Prežihov Voranc, Knjižnica Jožeta Mazovca,
  • 17 manjših krajevnih knjižnic na področju MOL in 13 krajevnih knjižnic na področju sedmih ljubljanskih primestnih občin,
  • 48 postajališč bibliobusa,
  • okrog 85.000 članov,
  • letno realizira okrog 5 mio izposoj.
b) Notranja organiziranost skupnih služb
Služba za pridobivanje in bibliografsko obdelavo knjižničnega gradiva (SPOK) vsebuje tri oddelke: 
  • oddelek za pridobivanje gradiva,
  • oddelek za bibliografsko obdelavo gradiva in
  • oddelek za tehnično opremo in zaščito gradiva.
Skupna služba je z združitvijo knjižnic v enoten zavod prevzela pridobivanje, obdelavo, opremo in distribucijo knjižničnega gradiva za vse OE in Centre, kar je začela opravljati na podlagi vzpostavitve enotne bibliografske baze MKL iz prejšnjih šestih ločenih.
 
c) Notranja komunikacija za upravljanje s knjižnično zbirko
Notranja komunikacija med zaposlenimi ter sama politika upravljanja kadrov in delovnih mest ima določen vpliv na upravljanje s knjižnično zbirko v veliki knjižnici, kakršna je MKL. Pomembne so hitre in učinkovite informacijske poti znotraj knjižnične mreže, kar pomeni med mesti za izposojo (zaposleni, ki imajo neposreden stik z uporabniki) in med pristojnimi zaposlenimi v službi za nabavo in obdelavo gradiva, računovodstvu, upravi. 

OBLIKA komunikacijeNAMEN
komunikacije
UDELEŽENCI
komunikacije
DOKUMENT, ki jo ureja
Spletna stran Upoštevanje želja uporabnikov in njihove sugestije pri izgradnji zbirke, Uporabniki knjižničnih storitev, SPOK Koncept prenove spletne strani MKL
Intranet Preko forumov in posebnega razdelka za nabavna vprašanja omogočanje komunikacije med zaposlenimi, ki opažajo in sporočajo posebnosti v sestavi knjižnične zbirke (preference uporabnikov, vprašanja…) Zaposleni in ustrezne službe, SPOK Pravilnik o poslovanju
Kolegij Vodje knjižnic, ki sestavljajo kolegij,  so komunikacijski posrednik med vodji krajevnih knjižnic in ustrezno službo. Vodje pripravljajo vizijo razvoja nabavne politike za posamezno OE v komunikaciji s SPOK in upravo Vodje enot, vodje krajevnih knjižnic, uprava, SPOK Sistemizacija, Strateški načrt,
Letni plani
Odpisovanje
gradiva
Prečiščevanje knjižnične zbirke pooblaščeni delavci, člani komisije Pravilnik o izločanju in odpisovanju gradiva
Izvajanje inventur gradiva Urejanje in preverjanje knjižnične  zbirke Pooblaščeni delavci, člani komisije Sklep o razporedu inventur v 5-letnih obdobjih.
Repozitorij Komunikacija glede gradiva, ki bo umaknjeno iz žive zaloge OE, vendar en izvod na voljo v repozitoriju, z namenom povečanja aktualnosti knjižne zbirke Člani ekspertne skupine iz OE, skrbnik repozitorija Dokument o delovanju repozitorija
 

4 IZBOR KNJIŽNIČNEGA GRADIVA

Izbor knjižničnega gradiva je med najpomembnejšimi elementi pridobivanja knjižničnega gradiva, saj na podlagi izbora skrbimo za razvoj in nadgrajevanje obstoječe zbirke. Eden temeljnih ciljev MKL je izgradnja kakovostne in učinkovite knjižnične zbirke kot pogoj za uspešno uresničevanje njenega poslanstva in vizije. Izbor knjižničnega gradiva je v MKL skrbno načrtovan, sistematičen, upošteva strateške usmeritve izgradnje, zunanje in notranje dejavnike ter splošna izhodišča upravljanja knjižnične zbirke, s čimer zagotavlja optimalno dostopnost knjižničnega gradiva za vse uporabnike. Prav tako z izborom skrbi za ustrezno izčrpnost posameznega področja in ustrezen količinski nakup knjižničnega gradiva, kot določajo veljavni standardi za splošne knjižnice, saj s tem knjižnica zagotavlja več možnosti uporabnikom (posameznikom in ciljnim skupinam), da zadostijo svojim izobraževalnim, informacijskim, kulturnim potrebam in željam, hkrati pa omogoča njihove razvedrilne in prostočasne aktivnosti.
Na izbor knjižničnega gradiva vplivajo relevantni vsebinski in formalni kriteriji ter jezik. Kriteriji za izbor se uporabljajo za vse vrste pridobivanja knjižničnega gradiva (nakup, dar, zamena). Izbor knjižničnega gradiva poteka v skladu s splošnimi in posebnimi kriteriji za izbor. 

4.1 Splošni kriteriji za izbor
Knjižnica je pri izboru gradiva neodvisna in demokratična: na izbor ne vpliva posameznikovo prepričanje, ampak upoštevanje pluralnosti, različnosti in drugačnosti. Zaradi jezikovnih omejitev je glavni vir izbora knjižničnega gradiva slovenski knjižni trg in izdajateljska produkcija, ki zagotavlja uporabo gradiva v slovenščini.
Kriteriji za izbor knjižničnega gradiva izhajajo iz različnih pravno–formalnih, pokrajinskih, družbenih, demografskih, kulturno-zgodovinskih in drugih izhodišč in jih upoštevamo znotraj naslednjih vidikov:
  • organizacijski vidik
  • zakonski vidik
  • geografski vidik
  • demografski vidik
  • finančni vidik
  • uporabniški vidik
  • vidik gradiva
  • knjigotrški vidik
Organizacijski vidik
Mestna knjižnica Ljubljana je splošna knjižnica, ki je organizirana kot osrednja knjižnica z mrežo krajevnih knjižnic ter postajališč potujoče knjižnice. Knjižnica opravlja tudi naloge osrednje območne knjižnice (Sklep o ustanovitvi javnega zavoda Mestna knjižnica Ljubljana).
Izbor knjižničnega gradiva je prilagojen tipu knjižnice, kot to na podlagi Zakona o knjižničarstvu v 4., 5., 11., in 12. členu določa Pravilnik o pogojih za izvajanju knjižnične dejavnosti kot javne službe in v skladu s Pravilnikom o osrednjih območnih knjižnicah.

Zakonski vidik
Pri izboru gradiva MKL upošteva Zakon o knjižničarstvu (Uradni list, št. 87/01 in št. 96/02), Pravilnik o osrednjih območnih knjižnicah (Uradni list, št. 88/03), Pravilnik o pogojih izvajanja knjižnične dejavnosti kot javne službe (Uradni list, št. 73/03), Pravilnik o hranjenju, uporabi in izločanju obveznih izvodov publikacij (Uradni list, št. 90/07), Zakon o obveznem izvodu (Uradni list RS, št. 69/06 in 86/09) in veljavne standarde za splošne knjižnice (Nacionalni svet za knjižnično dejavnost, 2005)).

Oblike in vrste knjižničnega gradiva
Knjižnica izbira raznovrstno knjižnično gradivo v različnih oblikah in ustreznem številu, ki je v skladu s 3. členom Zakona o knjižničarstvu in 6. členom Sklepa o ustanovitvi javnega zavoda Mestne knjižnice Ljubljana namenjeno za potrebe kulture, izobraževanja, raziskovanja, informiranja, vseživljenjskega učenja, potrebe po sprostitvi ter za spodbujanje ustvarjalnosti in je objavljeno v tiskani, zvočni, slikovni, elektronski ali kako drugače tehnično izdelani obliki. Prav tako za domoznansko zbirko izbira rokopise in drugo neobjavljeno gradivo, kot so tipkopisi, elektronski zapisi in podobno, z v prejšnjem stavku navedenim namenom.
Knjižnica po določilih 4. in 5. člena Pravilnika o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe izbira gradivo glede na naloge, ki jih je dolžna izpolnjevati, in glede na število svojih potencialnih uporabnikov ter v skladu s svojim poslanstvom, kot je določeno v ustanovitvenem aktu knjižnice.

Obseg knjižnične zbirke
Izbor knjižničnega gradiva je prilagojen določilom o obsegu knjižničnega gradiva na podlagi Pravilnika o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe, ki določa obvezen, minimalni obseg zbirke. Obseg knjižnične zbirke znaša najmanj 3,7 enote gradiva na prebivalca svojega območja in v okviru tega najmanj 0,3 enote neknjižnega gradiva na prebivalca ter omogoča dostop do elektronskih virov. Krajevna knjižnica, ki izvaja dejavnost za območje do 2000 prebivalcev, ima 4 enote gradiva na prebivalca, vendar zbirka ni manjša od 6.000 enot gradiva. Bibliobus ima v vozilu na eni vožnji vsaj 2.500 enot gradiva, premične zbirke vsebujejo najmanj po 250 enot, ki ih knjižnica na postajališčih menjava štirikrat letno. Za izpolnjevanje nalog, ki jih Mestna knjižnica Ljubljana izvaja kot območna knjižnica, knjižnično zbirko dodatno dopolnjuje s 14 enotami gradiva na 1000 prebivalcev območja.
Upoštevajoč Standarde za splošne knjižnice bo MKL ob zadostni finančni podpori do leta 2015 izbor knjižničnega gradiva prilagodila omenjenim standardom, tako da bo v vsaki organizacijski enoti knjižnična zbirka zajemala najmanj 4 izvode knjig na prebivalca, vendar ne manj kot 10.000 izvodov, 30 tekočih naslovov informativnega periodičnega tiska, 0,4 izvode neknjižnega gradiva na prebivalca.

Letni prirast knjižničnega gradiva
Izbor knjižničnega gradiva poteka skladno z določili o letnem prirastu gradiva, ki ga določa Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe upoštevajoč veljavne standarde za splošne knjižnice in razpoložljiva javna finančna sredstva.
Knjižnica skrbi za aktualnost knjižnične zbirke z rednim dopolnjevanjem in rednim izločanjem knjižničnega gradiva.
Mestna knjižnica Ljubljana skrbi za ustrezen izbor gradiva tako, da letni prirast gradiva sestavlja 60 % naslovov strokovnega in 40 % naslovov leposlovnega gradiva na tiskanih in drugih medijih. Pri izboru gradiva upošteva potrebe odraslega prebivalstva ter otrok in mladine. Slednjim nameni 30 % naslovov gradiva v okviru letnega prirasta, če je gradivo dostopno na tržišču. Možna so odstopanja od naštetih izhodišč, vendar načeloma ne več kot dva odstotka. Knjižnica izbira referenčno gradivo, ki je namenjeno prezenčni izposoji, in obsega največ 10 % celotne knjižnične zbirke. Knjižnica izbira publikacije in informacije javnega značaja, pomembne za lokalno skupnost, ter omogoča dostop do elektronskih publikacij javnih oblasti na svetovnem spletu. Kot območna knjižnica ima poleg gradiva, s katerim izvaja naloge osrednje knjižnice, povečan izbor gradiva, ki obsega zlasti čim popolnejšo zbirko slovenske založniške produkcije, kar je v skladu z 12. členom Pravilnika o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe.

Geografski vidik
MKL je splošna knjižnica v glavnem mestu Republike Slovenije, zato je njena funkcija povezana z vlogo prestolnice, čemur je prilagojen tudi izbor gradiva. Na izbor gradiva vpliva tudi položaj MKL kot osrednje območne knjižnice za osrednjeslovensko regijo.
Organizacijske enote MKL z mrežo knjižnic primestnih občin in bibliobusa se nahajajo na geografsko raznolikem območju. V mreži so knjižnice iz mestnega, primestnega in ruralnega okolja, ki so tudi različno oddaljene od večjih središč. Pri izboru se upošteva razvitost kraja, v katerem se nahaja knjižnica, prometne povezave z večjimi središči, dnevne migracije prebivalcev, število vzgojno-izobraževalnih in kulturnih ustanov in kulturno-zgodovinsko izročilo kraja ali občine.

Demografski vidik
MKL prilagaja izbor gradiva demografski sestavi prebivalstva, s čimer zagotavlja učinkovito zbirko za različne ciljne skupine prebivalstva. Izbor prilagaja starostni in izobrazbeni strukturi prebivalstva. Izbor prilagaja demografskim spremembam in upošteva potencialne uporabnike knjižnične zbirke, kar knjižnica letno preverja iz uradno objavljenih statističnih poročil.

Finančni vidik
Največji delež gradiva MKL pridobi z nakupom. Namenska finančna sredstva, katerih višino določajo strokovni normativi in zmožnosti financerjev, imajo najpomembnejšo vlogo pri izboru gradiva. Z doseganjem normativov knjižnica lahko zadosti zakonskim, demografskim in uporabniškim kriterijem pri pridobivanju gradiva.
Na izbor vpliva tudi cena knjige. Knjižnica pri odločanju za nakup pretehta vrednost gradiva za zbirko glede na tržno ceno in se v primeru nizke dodane vrednosti ne odloči za nakup gradiva.

Vidik gradiva
MKL izbira ažurno, aktualno in kakovostno gradivo. Knjižnica pri izbiri preuči aktualnost gradiva, nove informacije, ki jih gradivo prinaša glede na gradivo, ki ga že ima v svoji knjižnični zbirki. Preden gradivo uvrsti v knjižnično zbirko, preveri tudi ažurnost informacij. Gradiva z zastarelimi ali neažuriranimi podatki ne uvršča v zbirko.
V zbirko vključuje gradivo, ki ima jasno, pregledno in logično razporejeno vsebino in je, odvisno od vrste gradiva, opremljeno z ustreznimi bibliografijami, kazali, opombami in drugimi dodatki, ki povečujejo uporabnost gradiva. Na izbor vplivajo vrsta, oblika in jezik gradiva ter stopnja izčrpnosti posameznega strokovnega področja oziroma kakovost leposlovnega dela.

Vidik avtorja
Kriterij za izbor gradiva je uveljavljenost in sloves avtorja, njegova aktualnost, reference in priljubljenost med uporabniki.

Vidik založnika urednika producenta
Na podlagi uveljavljenosti in kakovosti založnika, urednika ali producenta se knjižnica odloči tudi za izbor večjega ali manjšega števila izvodov gradiva oziroma gradiva ne uvrsti v svojo knjižnično zbirko.

• Knjigotrški vidik
Pri nakupu na izbor knjižničnega gradiva vpliva cena gradiva, njena vrednost pa se meri tudi sorazmerno glede na dodano vrednost, ki jo gradivo prinaša za knjižnično zbirko. MKL pri izboru gradiva ob nakupu ravna gospodarno, zato izbira gradivo pri knjigotržcih, ki nudijo večje paketne popuste in druge ugodnosti, kot je opisano v poglavju o Izvajanju izbora in nakupu knjižničnega gradiva.

Uporabniški vidik
Knjižnica pri izboru sledi viziji knjižnice, ki želi zgraditi kakovostno in učinkovito knjižnično zbirko, hkrati pa upošteva želje uporabnikov in specifičnost okolja.
Željam uporabnikov in povpraševanju po posameznih naslovih knjižnica zadosti znotraj kriterijev za izbor gradiva. Knjižnica skrbi, da imajo vsi uporabniki dostop do različnih informacij in do vseh vrst znanj, zato za vsako knjižnico izbira gradivo z različnih področij človekovega delovanja in z različno stopnjo informativnosti, zahtevnosti in izčrpnosti.
Izbor gradiva se prilagaja prebivalstveni strukturi okolja, v katerem je knjižnica. Tako knjižnica v okolju s pretežno starejšo populacijo gradi deloma drugačno zbirko kot v okolju, kjer prevladujejo mlade družine. S spremljanjem strukture prebivalstva se lahko oblikujejo tudi posebne zbirke, zbirke za ljudi s posebnimi potrebami in druge posebnosti zbirke.

4.2 Izbor knjižničnega gradiva glede na vrsto uporabnikov
MKL pri izboru gradiva upošteva 16. člen Zakona o knjižničarstvu in izvaja knjižnično dejavnost za prebivalstvo v svojem okolju ter zagotavlja storitve za ciljne skupine prebivalcev. Knjižnična zbirka se oblikuje z upoštevanjem obstoječih in potencialnih uporabnikov (posamezniki in ciljne skupine). 
Pri izboru gradiva glede na vrsto uporabnikov upoštevamo naslednje kriterije:
  • starost uporabnikov,
  • interes uporabnikov,
  • prisotnost uporabnikov s posebnimi potrebami v okolju knjižnice (slepi in slabovidni, gluhi in naglušni, gibalno ovirani, ljudje z motnjami v duševnem razvoju),
  • prisotnost ranljivih skupin uporabnikov v okolju knjižnice (brezposelni, mladi brez poklica in osipniki, starostniki, migranti in begunci, pripadniki depriviligiranih etničnih skupnosti, brezdomci, zaporniki…).
Glede na starost uporabnikov MKL gradi tri osnovne zbirke gradiva:
  • za otroke
  • za mladostnike
  • za odrasle.

 

4.3 Izbor po vrsti in obliki gradiva
Knjižnična zaloga knjižnice zajema naslednje vrste gradiva:
  • tiskano gradivo:
    • knjige, serijske publikacije in druge kontinuirane vire, muzikalije, kartografsko gradivo;
  • netiskano gradivo:
    • analogno: gramofonske plošče, trak, zvočne kasete, videokasete;
    • digitalno: CD (standardni, MP3 zapis), DVD, BD;
    • elektronsko: distribuirano na fizičnih nosilcih (CD-ROM, DVD-ROM, BD-ROM) in elektronske publikacije, dostopne na računalniških omrežjih ali na svetovnem spletu;
  • gradivo, ki je kombinacija vrst zapisov iz zgornjih alinej;
  • predmete: igrače, didaktične pripomočke;
  • polpublikacije in drobni tisk za potrebe domoznanske zbirke;
  • rokopise in prvotiske v okviru posebnih zbirk.
Glede na obliko iz zgornje tipologije knjižna zbirka MKL zajema naslednje knjižnično gradivo:
Knjige (z mehko in trdo vezavo), učbenike, časnike, časopise, podatkovne zbirke z neposrednim dostopom, podatkovne zbirke na CD-ROM-ih, DVD-je, CD-plošče, laserske diske, zvočne knjige, elektronske knjige, kartografsko gradivo, rokopise, redke knjige, glasbeni tisk.

Kriteriji za izbor knjig
Knjižnica se pogosteje odloči za izbor kakovostno vezanih knjig, broširane ali mehko vezane publikacije izbira v manjšem številu izvodov ali pa se zanje ne odloči. Knjižnica izbira besedila, ki so berljiva, logična, sistematična.
Na izbor vpliva tudi kakovost tiska.

Kriteriji za izbor serijskih publikacij
Pri izboru serijskih publikacij knjižnica upošteva vsebinsko celovitost knjižnične zbirke in aktualnost informacij v periodičnih publikacijah, želje uporabnikov in povpraševanje po gradivu, pri čemer upošteva kazalnik poglobljenosti zbirke posameznega področja. Za naročilo serijske publikacije se knjižnica odloči tudi na podlagi primerne cene in drugih morebitnih ugodnosti, ki jih prinaša naročilo (npr. možnost vzporednega elektronskega dostopa do publikacije), kakovosti, informacij, ki jih prinaša publikacija glede na druge vrste knjižničnega gradiva. V zbirko ne vključuje serijskih publikacij, za katere ugotovi, da niso stabilne (ki zaradi slabe finančne ali uredniške politike ne izdajo vseh številk, letnikov …), in posameznih številk serijskih publikacij, ki jih ne prejema kontinuirano več let zapovrstjo (npr. posamezno številko, ki jo dobimo v obliki daru).

Kriteriji za izbor neknjižnega gradiva
Knjižnica izbira digitalno in elektronsko gradivo za vse starostne skupine. Analogno le, če je neločljivo povezano z monografsko publikacijo ali je pomemben dokument za domoznansko ali drugo posebno zbirko. Gradivo, ki ga uvršča v zbirko, je namenjeno izobraževalnim in razvedrilnim namenom. Pri izboru je knjižnica pozorna, da gradivo ustreza starosti uporabnika, ki mu je namenjeno, in upošteva kazalnik poglobljenosti posameznega področja. Knjižnica v veliki meri izbira gradivo, ki ima trajno sporočilno, informativno in estetsko vrednost, prav tako pa se odloča za aktualne naslove, če ustrezajo tipu knjižnice, so urejene avtorske pravice za javno izposojo gradiva in če gradivo ustreza standardom kakovosti. Neknjižno gradivo na nosilcih, ki se na novo pojavijo na tržišču, knjižnica na začetku izbira v manjšem številu in preverja povpraševanje po gradivu ter njegovo obstojnost na tržišču.

Kriteriji za izbor elektronskih virov
Za izbor elektronskega vira se knjižnica odloči, kadar ta prinaša podatke, ki jih ni mogoče pridobiti v drugih publikacijah, so ti podatki ažurnejši in natančnejši od sicer dostopnih podatkov, je z naročilom enega elektronskega vira mogoče nadomestiti nakup gradiva v drugih oblikah. Pri tem knjižnica preveri, ali je iskanje informacij uporabniku prijazno; za izbor se odloči, če je dokumente mogoče shranjevati na različne nosilce oziroma jih lahko uporabnik natisne ; izbira naslove, pri katerih licenca ni omejena na en IP; prednost imajo elektronski viri, ki nudijo cele članke; za katere obstaja možnost konzorcijske nabave; če je za dostopanje čim manj omejitev; če je nadgrajevanje programske opreme (v primeru, da je potrebno) enostavno in brezplačno. Prednost pri izboru imajo viri, ki jih lahko medknjižnično izposojamo, ki dovoljujejo pošiljanje dokumentov in ki omogočajo povezavo s knjižničnim katalogom.
Pri izboru se upošteva predvsem uporabnost gradiva pri dostopu na daljavo.

Kriteriji za izbor za digitalno zbirko
Knjižnica v digitalno zbirko uvršča gradivo za potrebe domoznanske zbirke. V digitalni obliki hrani časopisne članke, rokopise, publikacije, pri katerih so avtorju potekle avtorske pravice. Pred digitalizacijo gradiva odgovorni skrbno preveri vrednost gradiva za zbirko in tržno ceno gradiva.

Kriteriji za izbor dvojnic – več izvodov na različnih nosilcih
Knjižnica se odloči za izbor več izvodov istega gradiva na različnih nosilcih informacij, kadar drugi nosilec prinaša dodatne možnosti pregledovanja, preoblikovanja, hranjenja; če so podatki na drugem nosilcu tudi posodobljeni ali dopolnjeni; če prejšnji nosilec zgineva iz uporabe; če drugi nosilec nudi dodatne možnosti uporabe uporabnikom s posebnimi potrebami; če je drugi nosilec cenovno ugoden in primeren za uporabo večjemu številu uporabnikov.

4.4 Izbor glede na stopnjo izčrpnosti posameznega področja
Knjižnična zbirka zajema strokovno gradivo in leposlovje.
  • Leposlovje
Knjižnica v knjižnično zbirko vključuje vse aktualno slovensko izvirno leposlovje in vse prevodno leposlovje, ki ustreza prej naštetim kriterijem.
Knjižnica v svojo zbirko vključuje leposlovje v tujih jezikih, pri čemer imajo zaradi bližine prednost našteti evropski jeziki: leposlovje v angleškem, nemškem, francoskem, italijanskem, španskem, ruskem, hrvaškem, srbskem in bosanskem jeziku in dopušča možnost vključitve novih jezikov. 
Knjižnica izbira gradivo, ki je nagrajeno, najbolj brano, leposlovje uveljavljenih in priznanih avtorjev ali je kako drugače zanimivo za knjižnično zbirko.
Slovanska knjižnica v zbirko vključuje leposlovje v različnih slovanskih jezikih in po tradiciji nadaljuje s posebno zbirko prevodov pomembnih domačih leposlovnih del v tuje jezike.
  • Strokovno gradivo
Poleg splošnih kriterijev za izbor vpliva na izbor strokovnega gradiva stopnja zahtevnosti vsebine za doseganje ustrezne izčrpnosti posameznega vsebinskega področja, ki ga knjižnična zbirka strokovnega gradiva zajema. Prikazana je s šestimi kazalniki poglobljenosti zbirke v stopnjah od 0 do 5.

0 Gradivo z neustrezno in premajhno stopnjo zahtevnosti
1 Gradivo z minimalno stopnjo podatkov
2 Gradivo z osnovno stopnjo podatkov
3 Gradivo za študijske namene
4 Gradivo za raziskovalne namene
5 Specialne zbirke

Knjižnica pri izboru z nekaterimi izjemami izloča gradivo iz stopenj 0, 4 in 5. V knjižnično zbirko uvršča gradivo, ki ustreza stopnjam 1 do 3, večinoma znotraj druge in tretje stopnje poglobljenosti. Izjema so posebne zbirke, v katere uvrščamo tudi gradivo iz četrte stopnje zahtevnosti, za zbirko za domoznanstvo pa tudi iz pete stopnje zahtevnosti (glej točko o posebnih zbirkah).

4.5 Omejitve pri izgradnji zbirke
  • Vsebinske omejitve
Knjižnica ne izbira gradiva, ki ne zadostuje kriterijem kakovosti ali ni v okvirih parametrov poglobljenosti zbirke. Prav tako ne izbira nelogično napisanega ali urejenega gradiva, gradiva, ki je po strokovnih merilih etično sporno ali ki uporabnike zavaja z napačnimi informacijami.
  • Časovne omejitve in geografske omejitve
Knjižnica ne izbira starejšega gradiva, razen če na trgu ni novejšega gradiva, ki pokriva določeno področje človekovega delovanja. Pri tem je izjema Slovanska knjižnica, ki izbira tudi starejše in rokopisno gradivo.
  • Jezikovne omejitve
Knjižnica v strokovnih skupinah praviloma ne izbira gradiva, ki ni dostopno v slovenskem in angleškem jeziku, lahko tudi v nemškem in francoskem jeziku ali v jeziku nekaterih držav nekdanje Jugoslavije (hrvaškem, srbskem, bosanskem). Izjema je gradivo za učenje tujih jezikov in leposlovje v tujih jezikih ter gradivo, namenjeno potrebam Slovanske knjižnice ali gradivo posebnih zbirk, ki so namenjene uporabnikom drugih jezikov (etnične skupnosti, priseljenci …).
  • Pisava
V knjižnično zbirko uvrščamo gradivo, ki je napisano v latinici. Učbeniki, slovarji in drugi pripomočki za učenje tujih jezikov so lahko napisani tudi v drugih pisavah. Izjema je gradivo, namenjeno Slovanski knjižnici, ki je lahko tudi v cirilici.
  • Oblikovne omejitve
Knjižnica v zbirko načeloma ne vključuje delovnih zvezkov ali knjig, ki zahtevajo reševanje nalog, dopolnjevanje, risanje, barvanje. Enako velja za spiralno vezane publikacije ali nevezane publikacije, ki so hranjene v mapah, škatlah. Prav tako knjižnica v zbirko ne vključuje diplomskih, magistrskih ali doktorskih del, sinopsisov - polpublikacij razen za potrebe domoznanske zbirke in zbirk s področja bibliotekarstva.
Na izbor vpliva velikost knjige: knjižnica ne izbira miniatur, knjig zelo velikih formatov knjig in knjig, ki imajo nepritrjene mehanske delce. Izjema so knjige, ki jih uvrščamo v posebne zbirke.

5 PRIDOBIVANJE KNJIŽNIČNEGA GRADIVA

a) Financiranje knjižnične zbirke
  • Viri financiranja
Nakup knjižničnega gradiva knjižnici zagotavljajo z rednim financiranjem na podlagi letnega programa dela MKL:
• Mestna občina Ljubljana (MOL) kot ustanovitelj MKL
• Pristojno ministrstvo na podlagi Zakona o knjižničarstvu in Pravilnika o osrednjih območnih knjižnicah
• Primestne občine, s katerimi ima MKL sklenjeno pogodbo o izvajanju knjižnične dejavnosti za njihovo območje ali posebno pogodbo za izvajanje dela dejavnosti:
  - Brezovica
  - Dobrova – Polhov Gradec
  - Horjul
  - Ig
  - Škofljica
  - Velike Lašče
  - Vodice
  - Dol pri Ljubljani (omejen obseg dejavnosti)
Knjižnica lahko za nakup knjižničnega gradiva pridobi dodatna sredstva v okviru projektov ali pogodbenega sodelovanja z drugo zainteresirano ustanovo.
Knjižnica nameni za nakup knjižničnega gradiva del lastnih sredstev.
  • Razdelitev finančnih sredstev
Knjižnica določi porabo finančnih sredstev za nakup knjižničnega gradiva v letnem programu dela dela. Iz njega izhajajoči podrobnejši načrt porabe sredstev pa opredeli:
• Obseg sredstev za posamezne vrste knjižničnega gradiva (knjižno gradivo, neknjižno gradivo, serijske publikacije). Pri tem upošteva strokovne normative o obsegu knjižnične zbirke in letni vsebinski program dela.
• Obseg sredstev za enote knjižnične mreže na območju posameznih občin, ki ga sestavlja:
  - Obseg sredstev, ki ga za območje prispeva občina
  - Sorazmeren delež sredstev pristojnega ministrstva, ki območju posamezne občine pripada na podlagi števila prebivalcev
• Obseg sredstev, ki jih na podlagi letnega programa namenja nakupu s posebnim vsebinskim poudarkom, vzdrževanju posebnih zbirk, oblikovanju novih posebnih zbirk ali redne zbirke v morebitni novi enoti knjižnične mreže ipd.
• Obseg sredstev, ki jih na podlagi letnega Programa izvajanja posebnih nalog osrednje območne knjižnice zagotovi pristojno ministrstvo za nalogo Zagotavljanje povečanega in zahtevnejšega izbora knjižničnega gradiva in informacij.

b) Izvajanje izbora in nakup knjižničnega gradiva
Knjižnica pridobiva knjižnično gradivo na pet načinov: z nakupom, z obveznim izvodom, z darovi občanov in donatorjev, s pogodbenim sodelovanjem in zamenami.
Nakup je najpomembnejši način pridobivanja knjižničnega gradiva. Za izvajanje nakupa v MKL skrbi Služba za pridobivanje in obdelavo knjižničnega gradiva (SPOK) z naslednjimi nalogami in pristojnostmi:
SPOK v okviru letnega nabavnega obdobja izvaja izbor novih naslovov ali izdaj knjižničnega gradiva tako, da zagotavlja sistematično dopolnjevanje knjižnične zbirke po opredeljenih kriterijih nabavne politike v tem dokumentu in po določbah aktualnega letnega načrta knjižnice.
Pri tem sodeluje z informatorji - poznavalci posameznega vsebinskega področja ter s sodelavci iz knjižnic in oddelkov v mreži, odgovornih za upravljanje s knjižnično zbirko. Skupaj z njimi presoja o ustreznosti gradiva za vsako knjižnico v mreži, usmerja in usklajuje različne predloge za nakup gradiva ter zagotavlja ustrezno razporeditev novega knjižničnega gradiva v mreži.
SPOK redno spremlja dogajanje na založniškem trgu in preverja vire informacij o potencialnih novostih za knjižnično zbirko, kot so:
  • domači in tuji založniški programi, knjižni in knjigotrški katalogi, njihova reklamna gradiva, 
  • ogledni izvodi in neposredne ponudbe dobaviteljev,
  • bibliografije (nacionalne in specialne bibliografije),
  • seznami v serijskih publikacijah in drugih posebnih publikacijah,
  • knjižnični katalogi,
  • najave in ocene novih izdaj v dnevnem tisku,
  • vsebine učnih programov različnih, zlasti neformalnih izobraževalnih ustanov iz okolja knjižnice,
  • knjigarne, antikvariati, knjižne in knjigotrške razstave in sejmi,
  • prednaročniški prospekti založnikov,
  • evidenca predlogov uporabnikov in članov knjižnice,
  • evidenca predlogov knjižničarjev iz izposoje in specialistov s posameznih vsebinskih področij,
  • CIP zapisi v sistemu COBISS, ki opredeljujejo knjige v tisku
  • svetovni splet …
Na tej podlagi referent za nabavo SPOK odloča o vsakokratnem izboru gradiva in številu izvodov
Referent za nabavo se o nakupu zlasti ozko strokovnih publikacij posvetuje s pristojnimi knjižničarji - lektorji, usposobljenimi za posamezna vsebinska – strokovna področja. Referent in omenjeni lektorji spremljajo knjižni trg in se odzivajo na novosti ter potrebe knjižnice.

- SPOK skrbi za učinkovito in gospodarno porabo finančnih sredstev, določenih za nakup knjižničnega gradiva v okviru letnega programa in finančnega načrta knjižnice.
Skrbi za izbiro konkurenčnejših dobaviteljev. Z dobavitelji se dogovarja o ugodnih popustih in pripravlja vodstvu pisne dogovore ali pogodbe z njimi.
Zagotavlja ustrezno mesečno porabo sredstev za gradivo, nadzoruje ustrezno porabo glede na tip gradiva in glede na število izvodov enega naslova za potrebe knjižnične mreže.
Zagotavlja transparentno evidenco porabe sredstev za nakup knjižničnega gradiva.

- Zagotavlja uspešno realizacijo naročil, nadzira dobave naročenega knjižničnega gradiva in morebitne reklamacije. Skrbi za transparentno evidenco naročil in nakupov.

Poleg izvajanja nakupa so v povezavi z upravljanjem knjižnične zbirke naloge SPOK še: 
  • Obdelava knjižničnega gradiva
  • Inventarizacija knjižničnega gradiva
  • Zaščita
  • Koordinira oblikovanje nabavne politike za prirast knjižničnega gradiva: SPOK aktivno spremlja razvoj knjižnice in dejavnike, ki lahko vplivajo na izgradnjo knjižnične zbirke in se s predlogi odziva na spremembe in potrebe. Predloge posreduje odgovornim službam za oblikovanje nabavne politike in sodeluje pri izvedbi sprememb.
  • Na podlagi rezultatov evalvacije knjižnične zbirke in določbami tega dokumenta pripravlja letni vsebinski in finančni načrt za dopolnjevanje knjižnične zbirke.
  • Skupaj s Službo za razvoj in območnost skrbi za evalvacijo knjižnične zbirke.
  • Koordinira odpis knjižničnega gradiva po določbah tega dokumenta (glej točko odpis…).
c) Obdelava knjižničnega gradiva
Obdelava knjižničnega gradiva se vrši po mednarodnih bibliografskih standardih za obdelavo in se evidentira v bibliografskem informacijskem sistemu COBISS, kjer nastaja katalog in inventarna knjiga vsega knjižničnega gradiva. Katalogizatorji in klasifikatorji opravljajo svoje naloge v okviru SPOK ter domoznanskega oddelka SLK in so pristojni za izdelavo lokalnega kataloga vsega knjižničnega gradiva in odgovarjajo za njegovo kvaliteto. 
Obdelava knjižničnega gradiva se vrši z oglednim izvodom naročenega novega gradiva za knjižnični fond. Ogledni izvod je v nabavnem postopku opremljen z vhodnim dokumentom, na katerem so ključni podatki iz nabavnega postopka in ključni podatki iz bibliografskega opisa publikacije. Referent za nabavo ali pomočnik referenta knjižno in neknjižno gradivo, razen filmov, glasbe, zvočnih in e-knjig, preda klasifikatorjem in katalogizatorjem, ki si gradivo delijo glede na opis delovnih nalog, znanj in sorazmerne razdelitve dela na oddelku.
Faze postopka klasifikacije in katalogizacije so razvidne na tri načine:
  • v popolnosti bibliografskega zapisa, v katerem je vpisana najprej klasifikacija nato dokončan formalni popis in končno dodani podatki o zalogi - inventarizacija;
  • v bibliografskem zapisu se vsak katalogizator ali klasifikator podpiše s kratico in doda oznako za vrsto opravila v zapisu po internem dogovoru:
    • n – kreiran nov zapis
    • c – dopolnjen, popravljen zapis
    • k – vnesena, popravljena klasifikacija
    • r – vnesena retrospektiva
Te faze postopka so razvidne tudi iz vhodnega dokumenta, kjer so parafirani podatki iz posamezne faze:
  • po klasifikaciji je na vhodni dokument vpisana oznaka za postavitev gradiva na izposoji
  • po katalogizaciji je potrjena ali dopisana iztočnica za signaturo
d) Inventarizacija
S postopkom inventarizacije je v sistemu COBISS evidentiran vsak izvod novo nabavljenega gradiva in s tem vsa zaloga knjižničnega gradiva v katalogu knjižnice. Zanjo so zadolženi pomočniki referenta za nabavo – inventarizatorji v sodelovanju z referenti za nabavo in katalogizatorji. 
Faze postopka inventarizacije so razvidne iz evidence o nakupu in inventarizaciji v sistemu COBISS:
  • Evidenca o izvodih nastane ob naročilu gradiva (glej zgoraj Nabava gradiva) – izvodi imajo v tej fazi status »naročeno«.
  • Evidenca o izvodih se bistveno dopolni ob dobavi/prevzemu naročenega gradiva - izvodi v tej fazi dobijo status »v obdelavi«.
  • Evidenca o izvodih se bistveno dopolni po zaključeni obdelavi (glej zgoraj Obdelava knjižničnega gradiva), ko inventarizator vsakemu izvodu prirasta dodeli ustrezno inventarno številko in ostale podatke po pravilniku NUK, po zahtevah sistema COBISS in ureditvi sistema signatur v MKL. Evidenca o izvodih se zaključi ob prejemu/potrditvi računa, ki se zavede k vsakemu izvodu gradiva.
Opisane faze postopka inventarizacije zagotavljajo, da je vsak izvod pridobljenega knjižničnega gradiva natančno povezan z evidenco o nabavnih postopkih in opremljen s podatki o umeščenosti izvoda v mreži knjižnice.

e) Zaščita gradiva in odprema v knjižnice
Knjigovez v prostoru za ovijanje vse inventarizirano gradivo zaščiti proti kraji, prav tako zaščiti knjižno gradivo z zaščitnim ovojem proti prehitri obrabi. 
Gradivo, ki ga dostavljamo v dislocirane enote, ima v času prevoza v katalogu COBISS še status 2 – v obdelavi, ki je izbrisan po prevzemu gradiva v enotah, ko postane na voljo uporabniku.

f) Kontrolni postopki
Kontrolni postopki zagotavljajo, da je naročeno in plačano knjižnično gradivo ustrezno zavedeno v knjižničnem katalogu in da je poraba sredstev za nakup knjižničnega gradiva zakonita.
Kontrolni postopki so naslednji:
  • Kontrola dobavljenega gradiva: zagotavlja ujemanje dobavljenega gradiva z naročilom. Preverja se vrsta (naslovi) in količina (število izvodov) nabavljenega gradiva. Izvaja jo pomočnik akcesorja, ki ob dobavi/prevzemu naročenega gradiva potrdi ujemanje dobave z naročilom ali posreduje napako nabavnemu referentu. Orodje za kontrolo je evidenca naročila v COBISS3/Nabava.
  • Kontrola inventariziranega gradiva: zagotavlja, da je vse nabavljeno knjižnično gradivo, za katerega knjižnica prejme račun, evidentirano v knjižničnem katalogu. Preverja se skladnost količine prejetega gradiva in poraba sredstev za nakup le tega. Izvaja jo nabavni referent ob prejemu računa, ki preveri skladnost evidentirane nove zaloge knjižničnega gradiva s prejetim računom. Ob ugotovljeni skladnosti potrdi račun in ga preda v izplačilo računovodstvu. Ob ugotovljeni neskladnosti sproži postopek revizije do odprave napake. Orodje za kontrolo je evidenca nabavnih postopkov (naročila, dobave) v COBISS3/Nabava in inventarizacije gradiva v COBISS3/Zaloga.
  • Kontrola evidence računov zagotavlja, da je za vsak račun, oddan v izplačilo računovodstvu, opravljena kontrola inventariziranega gradiva iz prejšnje točke. Izkazana je s podpisom referenta za nakup gradiva na računu dobavitelja, kamor vpiše referenčno številko računa iz COBISS3/Nabava. Izvaja jo računovodja, ki prevzame račune v izplačilo. 
  • Kontrola porabe sredstev za knjižnično gradivo: zagotavlja, da so evidence porabe sredstev za knjižnično gradivo v SPOK in računovodstvu identične in pravilne. Skladnost evidenc sicer zagotavlja programski prenos evidentiranih računov iz aplikacije COBISS3/Nabava iz SPOK v aplikacijo VASCO v računovodstvu, s čimer je izključen človeški faktor za napake pri knjiženju računov.
    Preverja se mesečni obseg porabe po virih financiranja (financerjih) in vrstah gradiva (knjižno, neknjižno in periodika) na podlagi evidence prejetih in v izplačilo oddanih računov.
    Izvajajo jo nabavni referenti z vodjem računovodske službe na podlagi mesečnih pregledov porabe.
    Evidenco prispelih opominov za račune in pošto s pritožbami vrši poslovni sekretar in o tem poroča direktorju knjižnice in finančni službi.
g) Darovi knjižničnega gradiva
Darovi so za knjižnico pomemben način pridobivanja knjižničnega gradiva. Še zlasti je pomen nesporen, ko istih publikacij ni možno pridobiti na druge običajne načine prirasta knjižničnega gradiva, kot so nakup, obvezni izvod, zamenjava... Enako so darovi pomemben način pridobivanja knjižničnega gradiva, ko zapolnjujejo vsebinske vrzeli v knjižnični zbirki. Zato knjižnica ceni deležnike v svojem okolju, ki so pripravljeni sprejeti vlogo donatorjev knjižničnega gradiva.
  • Pogoji za prevzemanje darov
Osnovni pogoj za sprejem darov knjižničnega gradiva v MKL je, da so skladni z njeno nabavno politiko in principi upravljanja s knjižnično zbirko v tem dokumentu. O tem presoja knjižnica neodvisno in avtonomno. Če ima donator ob donaciji knjižničnega gradiva druge lastne interese, ki niso zajeti v dokumentu o upravljanju s knjižnično zbirko, na pobudo donatorja o njih odloči vodstvo knjižnice in jih potrdi s pisnim dogovorom ali pogodbo.
Knjižnica prevzema darovano knjižnično gradivo v svojih prostorih. O drugih načinih prevzema odloča glede na svoje možnosti v vsakem primeru posebej.
Za darove, ki jih prejme po pošti brez predhodnega dogovora z donatorjem, ne sprejema nobenih priloženih pogojev ali naknadno ugotovljenih pričakovanj donatorja. O neskladnosti priloženih pogojev z interesi knjižnice donatorja obvesti, in mu na njegovo zahtevo in njegove stroške gradivo vrne. V primeru, da se na obvestilo ne odzove, ravna s prejetim gradivom po določilih te točke.
  • Kriteriji za izbor darov
Izbor darov, ki so predvideni za dopolnjevanje knjižnične zbirke, poteka smiselno po enakih vsebinskih kriterijih, kot izbor kupljenega gradiva (glej Kriteriji za izbor knjižničnega gradiva, t. …).
Pri tem smo posebej pozorni na morebitno zastarelost vsebin in na ohranjenost darovanega izvoda.
Darovi nikakor niso priložnost za pridobivanje manj kvalitetnega gradiva, ki ga iz tega razloga ne izberemo pri nakupu. Tudi pri izboru darov knjižnica skrbi za izgradnjo kakovostne knjižnične zbirke v ustreznem sorazmerju s povpraševanjem uporabnikov.
V primeru darov knjižnica upošteva še naslednje kriterije:
• dar lahko nadomesti že obrabljen izvod v zbirki
• broširane izdaje so načeloma lahko stare do 5 let
• pri tujem leposlovju imajo načelno prednost izdaje v jeziku avtorja
Knjižnica sprejme darove tudi iz drugih razlogov uporabe, ne le zaradi dopolnjevanja lastne knjižnične zbirke. V tem primeru lahko upošteva tudi priložnostne kriterije, kot jih narekuje namen uporabe. 
Poleg vključitve darov v knjižnično zbirko lahko knjižnica:
• darove posreduje drugi knjižnici ali zainteresirani ustanovi v okviru obojestranskega dogovora;
• uporabi darove v projektih promocije branja in bralne kulture;
• darove zamenja za gradivo drugega ponudnika, ki bolj koristi celovitosti njene knjižnične zbirke;
• darove ponudi brezplačno svojim uporabnikom;
• darove prodaja uporabnikom v lastni antikvarni prodaji, s čimer pridobi sredstva za nakup novega knjižničnega gradiva;
  • Postopki sprejemanja in pristojnosti
Knjižnica sprejema tako napovedane darove ustanov, izdajateljev, avtorjev in drugih posameznikov kot nenapovedane darove bralcev in zainteresiranih deležnikov. Napovedani darovi so lahko predmet posebnega dogovora ali pogodbe med knjižnico in darovalcem.
V primeru pogodbenih dogovorov določa pogoje ravnanja z darovi pogodba, ki jo s strani knjižnice podpiše direktorica. O izboru darov iz drugih dogovorov odločajo nabavni referent v Službi za pridobivanje gradiva MKL (SPOK) oziroma vodje območnih enot ali posebnih zbirk v sodelovanju s SPOK ter v okviru nabavne politike in v skladu s tem pravilnikom.
O izboru nenapovedanih darov bralcev v sodelovanju s SPOK odloča pristojni knjižničar - slelektor iz vsake enote, kjer knjižnica sprejema darove bralcev. Pri tem ravna po pravilih tega dokumenta. Darovalcu v podpis predloži izjavo (glej prilogo Izjava darovalca), s katero sprejema pogoje knjižnice.
Že ob prevzemu tisti del darovanega gradiva, ki po prvi presoji ne ustreza kriterijem za izbor darov, odkloni in vrne donatorju.
Vsak izvod, ki ga odbere za vključitev v knjižnično zbirko, selektor opremi z zaznamkom – obrazcem, ki spremlja izbrani izvod do zaključka obdelave (glej prilogo Zaznamek za dar). V zaznamek vpiše: 
• lokacijo zbirke, v katero naj bo darovani izvod umeščen
• kriterije, po katerih je izvod izbran za zbirko
• COBISS ID iz lokalnega kataloga (ne vzajemnega), ki potrjuje, da je opravil pregled o stanju morebitnih drugih izvodov tega dela v zbirki MKL in olajša proces obdelave za katalog
Sodelovanje pristojnega knjižničarja SPOK pomeni:
• spremljanje prioritet nabavne politike knjižnice
• izmenjava potreb v lokalnih knjižničnih zbirkah
• permanentno preverjanje kriterijev za izbor
• sodelovanje pri dogovorih o količini sprejetih darov in postopkih predaje v službo za pridobivanje in obdelavo
Preostale darove, ki jih pristojni knjižničar ni odbral za vključitev v lokalno zbirko, ponudi selektorjem iz drugih enot. Pri tem že sam opravi izbor potencialno zanimivih, ki jih posreduje usmerjeno iz poznavanja potreb na podlagi trajnega sodelovanja med pristojnimi knjižničarji in stikom z uporabniki.
Preostale darove preusmeri glede na aktualne možnosti, opredeljene v točki o drugih namenih uporabe darov.
Pri sprejemu darov knjižnica darovalcu izroči povzetek te točke in pridobi podpisano izjavo darovalca, da se s takim ravnanjem glede darov strinja (glej prilogi 3 in 4).
 
h) Zamene knjižničnega gradiva
Zamena knjižničnega gradiva je najredkejši način prirasta in ga knjižnica izvaja v nekaterih primerih stalnega sodelovanja s knjižnicami v tujini in antikvariati. Izvaja se z vnaprejšnjim dogovorom o izmenjavi.
 
i) Obvezni izvod
Obvezni izvod je način prirasta, ki ga opredeljuje Zakon o obveznem izvodu. Zato knjižnica na ta del prirasta nima vpliva, pač pa ga upošteva pri izboru gradiva ob nakupu in darovih in z njim ravna po zahtevah zakona.
MKL je upravičena do obveznega izvoda za izdaje, ki so sofinancirane z javnimi sredstvi na podlagi nalog, ki jih izvaja kot osrednja območna knjižnica osrednjeslovenske regije.
Gradivo, pridobljeno kot obvezni izvod je večinoma umeščeno v zbirko Knjižnice Otona Župančiča. Izjema je gradivo, ki ustreza namenskim zbirkam knjižnice in domoznanstvu: tako gradivo iz obveznega izvoda je umeščeno v ustrezno posebno zbirko znotraj mreže MKL ali v domoznansko zbirko v SLK.

6 DOSTOP DO KNJIŽNIČNEGA GRADIVA

Knjižnice po Zakonu o knjižničarstvu (2. člen)
  • zagotavljajo dostop do knjižničnega gradiva in elektronskih publikacij
  • posredujejo bibliografske in druge informacijske proizvode in storitve
  • sodelujejo v medknjižnični izposoji in posredovanju informacij
»Mednarodni standardi za splošne knjižnice /Splošne…, 2002, str.6) opredeljujejo, da mora tudi razvoj knjižničnih zbirk temeljiti na načelu dostopa za vse, in predvidevajo dostop do knjižničnega gradiva vseh vrst in za vse skupine uporabnikov. Knjižnice morajo s pomočjo informacijske in komunikacijske tehnologije zagotoviti možnost dostopa do knjižničnih zbirk in drugih informacijskih virov v prostorih knjižnice in na daljavo.«
Knjižnična zbirka splošne knjižnice je urejena tako, da omogoča dostop do večine gradiva in učinkovito samostojno porabo. Vsaka splošna knjižnica ima referenčno gradivo v prostem pristopu. 
V posameznih knjižnicah MKL je gradivo delno postavljeno multimedijsko. Multimedijska postavitev gradiva v prostem pristopu upošteva delitev:
  • po namenu: otroci in odrasli,
  • po vsebini: leposlovje in stroka, in kjer je smiselno opušča delitev po medijih: tiskano, avdio, video gradivo,
  • po statusu: izposoja na dom in referenčna zbirka.
V MKL se uveljavlja nova postavitev leposlovja za mladino glede na vsebinski in oblikovni vidik, temu ustrezno je gradivo za otroke postavljeno ločeno od gradiva za mladostnike,vsebina pa je dodatno označena s piktogrami.
Domoznansko gradivo je postavljeno ločeno od ostalih delov knjižnične zbirke, tudi če ni organizirano v posebno zbirko. Večina domoznanskega gradiva MKL je locirana v Slovanski knjižnici.
Gradivo, ki je postavljeno v skladiščnih prostorih, je strokovno urejeno tako, da omogoča takojšnjo dostopnost.
Uporaba knjižničnega gradiva je v knjižnici dovoljena vsem, izposoja na dom je vezana na članstvo, ter na izjeme opredeljene v pravilniku o poslovanju (to so: informativni periodični tisk, priročno oziroma referenčno gradivo, dragoceni in redki tisk, gradivo, pridobljeno z medknjižnično izposojo).

6.1 Dostopnost in izposoja gradiva v fizični in drugih oblikah
Dostop do knjižnične zbirke v fizični obliki je vezan na odpiralni čas knjižnic:
  • minimalni odpiralni čas osrednje in osrednje območne knjižnice: 8 ur dnevno, 5 dni v tednu, ob sobotah 5 ur,
  • krajevnih knjižnic: 4 ure tedensko (do 2.000 prebivalcev), 15 ur tedensko (do 6.000 prebivalcev), 4 ure dnevno, 5 dni v tednu (nad 6.000 prebivalcev). Cilj po standardih je odprtost vsake organizacijske enote najmanj 20 ur na teden in štiri dni v tednu. V kolikor opravljajo dejavnost za več kot 8.000 prebivalcev, so odprte šest dni v tednu, najmanj 8 ur ob delavnikih in najmanj 5 ur v soboto.
  • bibliobus: 1 obisk strnjenih naselij dvakrat mesečno
Poletni in predpraznični čas je opredeljen v pravilniku o poslovanju knjižnice.

a) Prosti pristop na podlagi sistema UDK (univerzalna decimalna klasifikacija)
UDK je prilagojen namenu knjižnice. MKL omogoča vpogled v knjižnične zbirke v prostem pristopu, ter njihovo uporabo. Gradivo Slovanske – centra za domoznanstvo in spec. humanistične zbirke je urejeno po principu tekoče številke (numerus curens).

b) Priročna zbirka referenčnega gradiva
Namenjena je prezenčni izposoji in obsega največ 10% celotne knjižnične zbirke. Postavljena je v čitalnici, oz. prostem pristopu.

c) Skladišča
Vse območne enote in več krajevnih knjižnic hranijo del gradiva v skladiščih.
Posebni skladišči v MKL sta:
  • repozitorij, ki se nahaja v Slovanski – centru za domoznanstvo in spec. humanistične zbirke in
  • arhiv Centra za mladinsko književnost in bibliopedagoške dejavnosti - Pionirske.
d) Dostop do urejenih domoznanskih zbirk za lokalne študije

e) Medoddelčna izposoja
MKL ima široko mreže knjižnic in zagotavlja izposojo gradiva iz svojih izposojevališč ter tako omogoča najširšo dostopnost knjižničnega gradiva uporabnikom. Člani si lahko gradivo izposojajo v vseh enotah knjižnice, v kolikor je mogoče, knjižnica uredi možnost prevoza gradiva na druge lokacije.

f) Medknjižnična izposoja
Deluje v okviru Službe za delo z uporabniki (SDU) in omogoča dostop do knjižničnega gradiva iz drugih knjižnic po medknjižnični izposoji.

g) Medknjižnična izposoja dokumentov v elektronski obliki (sodi med elektronsko posredovanje dokumentov)
Izvaja se v okviru medknjižnične izposoje.

h) Dostop do interneta – svetovnega spleta
  • dostop do domačih strani knjižnic, na katerih knjižnice pogosto objavljajo zbirko izvornih digitalnih dokumentov in digitaliziranih dokumentov (npr. D-lib, Kamra,…)
  • dostop do gradiv javnih oblasti – države in lokalnih skupnosti ki so splošno dostopna in njihovo uporabo
  • dostop do interneta
i) Lokalni dostop do elektronskih virov
pomeni doseganje elektronskega vira v knjižnici z uporabo fizičnega nosilca (diska, USB ključa) na osebnih računalnikih v knjižnici.

j) Dostop do knjižnične zbirke na daljavo
Knjižnica omogoča uporabo gradiva knjižnice brez fizičnega obiska (npr. dostop do knjižničnih katalogov in drugih podatkovnih zbirk, ki jih izdeluje knjižnica).

k) Dostop do elektronskih storitev
Storitve, ki jih knjižnica nudi na lokalnih strežnikih ali so dostopne preko računalniških omrežij so npr.:
  • storitve npr. rezervacij, podaljševanj, ipd.
  • dostop do elektronskih virov in e-vsebin,
  • elektronsko posredovanje dokumenta iz knjižnične zbirke uporabniku,
  • informacije na daljavo,
  • prireditve na daljavo,
  • izobraževanje za uporabo knjižnice na daljavo,
  • omogočanje dostopa do medmrežja v knjižnici
  • dostop in uporabo zakupljenih podatkovnih zbirk in drugih informacijskih virov – v skladu s pogodbenimi določili in viri financiranja, ter drugo zakonodajo, zlasti različnih elektronskih podatkovnih zbirk (zlasti tuje preriodike, ter strokovne in znanstvene literature
Knjižnica skrbi za primerno tehnično in komunikacijsko opremo, ki omogoča dostop uporabnikov do gradiva: 
  • računalniška in komunikacijska oprema (ustrezno opremljeni računalniki, telekomunikacijska oprema),
  • reprodukcijska oprema (tiskalniki, fotokopirni stroji),
  • oprema za uporabo mikroblik (čitalci),
  • avdiovizualna oprema (televizijski sprejemnik, CD predvajalnik, DVD predvajalnik ipd.),
  • tehnična oprema za vizualno, slušno in fizično ovirane uporabnike.

 

6.2 Dostop do gradiva za ranljive ciljne skupine oz. za uporabnike s posebnimi potrebami
  • invalide (gibalno ovirane, za slepe in slabovidne),
  • prebivalce z omejeno možnostjo gibanja (npr.: bolnišnice, zapori),
  • prebivalce iz različnih kulturnih in etničnih skupin
Knjižnica posveča skrb ranljivim ciljnim uporabnikom. Načrt razvoja je opredeljen v strateškem načrtu.

6.3 Promocija gradiva, knjižne razstave – aktiviranje gradiva
Promoviranje in aktiviranje gradiva je vpeto v vsakdanje delo knjižnice. Knjižnica redno skrbi za promocijo vseh zbirk, promovira jih tudi s pomočjo razstav, prireditev in izobraževanj.
Tako promovira:
  • posamezne zbirke (tudi domoznansko)
  • posebne zbirke
  • izvaja promocije na razstavah (knjižnične, priložnostne)
  • izvaja prireditve za promocijo knjižničnih zbirk (pravljične urice, knjižne uganke, literarna srečanja)
  • vseživljenjsko izobraževanje
  • usposabljanje uporabnikov za uporabo e-virov

 

6.4 Sodelovanje z drugimi knjižnicami in dostopnost (zunanjih) informacijskih virov
Knjižnica redno sodeluje:
  • s knjižničnim informacijskim servisom, ki organizira ponudbe podatkovnih zbirk na elektronskih nosilcih z neposrednim dostopom,
  • z drugimi knjižnicami v regiji za katere opravlja naloge Osrednje območne knjižnice in
  • z drugimi knjižnicami v Sloveniji.

 

7 IZLOČANJE IN ODPIS KNJIŽNIČNEGA GRADIVA

Izločanje in odpis knjižničnega gradiva predstavljata nepogrešljiv element za izgradnjo kakovostne in učinkovite knjižnične zbirke. Aktualnost zbirke je poleg izbora gradiva najbolj odvisna prav od izločanja in odpisovanja gradiva.
Za hitrejši in lažji postopek izločanja gradiva je MKL organizirala repozitarno hrambo gradiva. V repozitorij shranimo praviloma en sam izvod neaktivnega naslova, vsi odtali izvodi tega naslova pa se po vseh knjižnicah lahko odpišejo.
Pravila za izločanje in odpis knjižničnega gradiva v MKL opredeljujejo:
  • Navodila za izločanje in odpis knjižničnega gradiva (NUK , 2003),
  • Pravilnik o hranjenju, uporabi in izločanju obveznih izvodov publikacij (NUK, 2007)
  • Pravilniku o izločanju in odpisu knjižničnega gradiva v MKL (MKL, 2009),
  • Pravila za Repozitorij MKL (MKL, 2010).
a) Kdo izvaja odpis
Izločanje in odpis gradiva izvajajo pooblaščeni strokovni delavci v knjižnici. Direktorica s sklepom imenuje komisijo za izločanje.
Selekcijo gradiva za repozitorij izvaja stalna komisija, ki jo iz predstavnikov vsake OE imenuje direktorica, skrbnik repozitarne zbirke iz SLK in predstavnik SPOK.

b) Kriteriji za izločanje, odpis in repozitorij
Knjižnično gradivo, ki je glede na poslanstvo knjižnice vsebinsko ali fizično neustrezno, se odpisuje po naslednjih kriterijih:
  • poškodovano in umazano gradivo ter drugo gradivo v slabem stanju;
  • nepopolno gradivo, katerega deli so izgubljeni ali uničeni;
  • odvečni izvodi gradiva, ki glede na povpraševanje ne ustrezajo več potrebam uporabnikov v nabavljeni količini;
  • gradivo in informacija je zastarela;
  • starejše izdaje gradiva, ki se lahko nadomestijo z novejšimi;
  • pogrešano gradivo zaradi kraj, izgube ali podobnih razlogov, gradivo, ki ga ni mogoče izterjati od uporabnikov - zamudnikov in gradivo iz inventurnega primanjkljaja.
  • Iz knjižnične zbirke se izloči tudi gradivo, ki si ga bralci ne izposojajo več, vendar se te primere presoja po dodatnih kriterijih, kot so:
  • pomen gradiva v osrednji knjižnici oz. v posamezni območni enoti knjižnice;
  • ugled avtorja ali dela v strokovni javnosti in referenčnih bibliografijah;
  • potrebe in interes lokalne skupnosti;
  • zastopanost - nezastopanost vsebine v drugih delih;
  • kvaliteta in cena izdaje (oprema, grafike…).
Knjižnično gradivo za repozitorij se odbira po presoji pristojnih knjižničarjev na
podlagi dveh kriterijev:
  • da je ugotovljeno ustrezno dolgo obdobje, v katerem se noben izvod naslova, ki je kandidat za repozitorij, v MKL ni izposodil;
  • da je gradivo po vsebini ali drugem vidiku uporabe kljub temu še vedno lahko aktualno.

V postopek revizije neaktivnega gradiva in izbora za repozitorij se uvrščajo naslovi, ki:

  • so glede na leto inventarizacije starejši od 5 let
  • in ki se v nobeni knjižnici v celi mreži MKL niso niti enkrat izposodili:
    • leposlovje v zadnjih petih letih
    • strokovna literatura v zadnjih treh letih
Izločanje in odpis se izvajata kontinuirano skozi vse leto glede na potrebe in kadrovske zmožnosti, popis odpisanega gradiva se naredi enkrat letno.

c) Kaj se zgodi s knjižničnim gradivom, ko ga knjižnice odpišejo
Komisija za izločanje in odpis v skladu z navodili NUK ponudi NUK-u vse gradivo, ki je odpisano zaradi zastaranja vsebine, zaradi dolgotrajne neuporabe ali je odpisano zaradi obrabe in poškodb in spada v »sloveniko« (z inventarnima opombama ZG in PGS).
Odpisano gradivo, ki ga NUK ni izbral, lahko MKL ponudi katerikoli drugi zainteresirani knjižnici v skladu z navodili NUK ali pa ga podari drugim javnim zavodom, humanitarnim in podobnim organizacijam ter uporabnikom oziroma ga proda na način, kot ga določa Pravilnik o prodaji izločenega in darovanega gradiva MKL. Poškodovano in uničeno gradivo ter gradivo, ki ga ni oddala drugim subjektom, knjižnica odda v reciklažo.

d) Merjenje uspešnosti
Uspešnost izločanja in odpisa gradiva se meri z aktualnostjo zbirke, z obratom zbirke, z zunanjim videzom gradiva v zbirki.

8 EVALVACIJA UPRAVLJANJA KNJIŽNIČNE ZBIRKE MKL

8.1 Evalvacija knjižničnih zbirk
Evalvacija ali vrednotenje knjižničnih zbirk ugotavlja in določa razmerje med vsakoletnimi doseženimi rezultati in načrtovanim upravljanjem zbirke. Dosežene rezultate bomo torej merili glede na količine določene v sprejetem načrtu nabave in glede na druge postopke upravljanja zbirke (izbiranje gradiva, nabava, odpis) ter glede na standarde in normative, ki veljajo v bibliotekarski stroki.
Evalvacija tako predstavlja instrument naše nabavne politike in funkcijo razvoja zbirke. Namenjena je ugotavljanju različnih potreb, tako uporabnikov kot potencialnih uporabnikov, še posebej pa je namenjena vodstvu knjižnice. 
Glede na to, da za gradnjo knjižnične zbirke namenja javna finančna sredstva, potrebuje dokazila oziroma čim bolj transparentno sliko o porabi javnih sredstev. Transparentnost porabe finančnih sredstev je lahko tudi osnova za aktivnosti, ki pripomorejo k racionalnejši porabi finančnih sredstev oziroma omogočijo prihranek.
Namene vrednotenja knjižnične zbirke smo opredelili po Claytonu in Gormanu3, ki med drugim ugotavljata, da ima vrednotenje pomembno vlogo pri upravljanju zbirke, ker predstavlja osnovo za:
  • boljše razumevanje obsega, globine in uporabnosti knjižnične zbirke,
  • pripravo smernic in temeljev razvoja zbirke,
  • pripravo nabavne strategije in vodenje nabavne politike,
  • ugotavljanje uspešnosti nabavne politike,
  • ugotavljanje primernosti in kakovosti knjižnične zbirke,
  • ugotavljanje številčno bogatih kot tudi šibkih področij zbirke,
  • odpravo neprimernih vsebin v knjižnični zbirki in s tem izboljšanje zbirke,
  • preverjanje potreb po odpisu in nadzoru knjižnične zbirke in določanje prioritetnih področij za upravljanje z zbirko;
ter omogoča:
  • da osredotočimo finančne in človeške vire na področja, ki potrebujejo pozornost,
  • argumente za postavljanje zahtev po povečanih finančnih sredstvih za knjižnično
  • gradivo,
  • dokaze upraviteljem, da so bili pridobljeni zahtevki po povečanih sredstvih za nabavo, dobro porabljeni.
Z evalvacijo knjižnične zbirke ugotavljamo, merimo in ocenjujemo:
  • zadostnost obsega knjižnične zbirke (količino knjižničnega gradiva);
  • relevantnost (kvaliteto) zbirke;
  • primernost zbirke;
  • uporabnost oziroma letni obrat zbirke.
Pri izvajanju teh postopkov morajo biti metode evalvacije usmerjene tako v:
  • vrednotenje zbirke (kvantiteta in kvaliteta);
  • kot analiziranje in določanje potreb uporabnikov po knjižničnem gradivu (primernost in uporabnost zbirke).
Zato moramo pri vsakem načrtovanju vrednotenja knjižnične zbirke najprej definirati, katere metodološke postopke bomo uporabili in znotraj teh postopkov določiti, katere so k uporabniku usmerjene metod in katere so usmerjene h gradivu.
Ko izberemo metodološke postopke, moramo določiti še kazalnike uspešnosti in sicer za tista področja, ki jih bomo merili in vrednotili. Vsak kazalnik uspešnosti je namreč količnik med doseženo količino (zabeleženo v števcu) in tisto, s katero to količino primerjamo (zabeleženo v imenovalcu). 
Viri za pridobivanje podatkov, ki nam služijo za postavitev kazalnikov, so lahko statistične meritve, letni načrti, strategije ipd.

a) Sistem za evalvacijo zbirk
Glede na to, da smo vrednotenje zbirke definirali kot proces merjenja stopnje uspešnosti nabave knjižničnega gradiva glede na parametre, ki so postavljeni v načrtu nabave, se v tem procesu ukvarjamo (po Magrillovi in Corbinu)4 z določanjem, kako kakovostna (dobra) je zbirka glede na vrste gradiva, ki jih vključuje in glede na pomembnost (vrednost) vsakega izvoda v zbirki v odnosu do izvodov, ki jih v zbirki ni; kako zbirka informacijskih virov zadovoljuje potrebe skupnosti, kateri je namenjena in kako kakovostna je tudi za vse potencialne uporabnike. Evalvacija zbirke nas tako vodi k bolj objektivnemu razumevanju namena zbirke in njenega bogastva (globine) ter k pripravi novih boljših smernic za upravljanje knjižnične zbirke.
Pridobivamo torej podatke o prednostih in slabostih zbirke in pri tem uporabljamo metode in tehnike, ki zagotavljajo pravilne in zanesljive rezultate. Proces evalvacije je zahteven in dolgotrajen, zato ga izvajamo izključno z namenom, da v naslednjem koraku izboljšamo vrednost zbirke, povečamo njene prednosti in zmanjšamo slabosti.

b) Aktivnosti pri evalvaciji določene zbirke
Vse potrebne korake, ki jih opravimo pri vrednotenjudoločene zbirke, popišemo v posebnem ločenem dokumentu, ki je del priročnika.
Posamezne aktivnosti so:
  • določimo namen in cilje vrednotenja (to vpliva na vrsto podatkov, ki jih bomo zbirali in kako široko jih bomo zbirali);
  • pregledamo predhodne raziskave in vrednotenja;
  • določimo nabor podatkov, ki jih bomo zbirali in metodologijo zbiranja;
  • pregledamo, če se kateri od podatkov, ki jih potrebujemo, že zbirajo zaradi drugih namenov;
  • določimo vzorec populacije (to so lahko stvari ali ljudje, torej knjige ali uporabniki); upoštevamo pravila za vzorčenje;
  • izpeljemo pilotno študijo; izberemo za to manjši vzorec;
  • uredimo podatke in jih analiziramo.
c) Metode merjenja in evalvacije
Po Spillerju5 so ključni kazalniki pri merjenju in vrednotenju zbirke naslednji:
  • število izposoj gradiva na prebivalca (per capita);
  • število izvodov za izposojo na prebivalca (per capita);
  • obrat gradiva v enem letu;
  • odstotek izposojenih izvodov/ neizposojenih izvodov;
  • delež medbibliotečne izposoje (pasive) v celotni izposoji;
  • razmerje med posojenimi in izposojenimi medbibliotečnimi izvodi;
  • ugotovitev, da uporabniki dobijo, kar iščejo;
  • zadovoljstvo uporabnikov z zbirko.
d) Merjenje zadovoljstva uporabnikov
Pri merjenju zadovoljstva uporabnikov izpeljemo tako raziskave uporabnikov (njihove lastnosti, potrebe, želje) kot raziskave uporabe knjižničnega gradiva.
Pri merjenju uporabe knjižničnega gradiva oziroma informacijskih virov opravimo naslednje korake:
  • testiramo, kako hitro zagotovimo uporabniku gradivo, ki ga išče;
  • opravimo raziskavo izposoje gradiva;
  • analiziramo čitalniško uporabo gradiva;
  • izpeljemo kvalitativna merjenja uporabe gradiva.
Po Claytonu in Gormanu6 sicer obstaja najmanj osem sklopov problemov, na katere naletimo pri študijah uporabnikov in uporabe gradiva. Posebne probleme beležimo v posebnih priročnikih, ki so sestavni del Pravilnika.

e) Kvalitativna merjenja usmerjena na knjižnično zbirko
Poleg metod za kvantitativno merjenje uporabljamo tudi metode za kvalitativno merjenje. Pri teh metodah uporabljamo predvsem različne standarde, kontrolne sezname, študije oz. raziskave verifikacij ter analize citatov.
Kvalitativne metode uporabljamo predvsem pri številčno majhnih in pri ozko specializiranih zbirkah (na primer posamezne zbirke znotraj Slovanske knjižnice). Metode so dokaj neuporabne za vrednotenje splošnih zbirk splošne knjižnice.
Primeri uporabe kvalitativnih metod so lahko naslednji:
  • pri verifikacijskih študijah uporabljamo bibliografije in standarde za določitev pokritosti strokovnih področij in primernosti informacijskih virov;
  • pri analizi citatov na primer preverjamo, ali imamo knjižnično gradivo, ki je najbolj citirano v znanstvenih in strokovnih publikacijah (uporabno n.pr.: v slovanski knjižnici);
  • naročamo mnenja ekspertov, da ocenijo naše informacijske vire;
  • sledimo različnim recenzijam knjižnega gradiva;
  • opravimo primerjalne statistike.
f) Rezultati vrednotenja knjižničnih zbirk
Rezultate vrednotenja knjižničnih zbirk uporabljamo na naslednjih področjih:
  • kot osnovo za pripravo nadaljnjih smernic nabavne politike,
  • kot osnovo za nadaljnjo izgradnjo zbirke,
  • za merjenje ustreznosti nabavne politike,
  • za merjenje uspešnosti nabave,
  • za odkrivanje nesorazmerne pokritosti določenih vsebin v knjižnični zbirki in odpravo omenjenih pomanjkljivosti,
  • za ugotavljanje, opredelitev in argumentiranje zahtev po povečanju finančnih sredstev za nabavo gradiva,
  • za ugotavljanje nujnosti odpisa knjižničnega gradiva.

 

8.2 Evalvacija postopkov nabave
Postopke nabave lahko vrednotimo šele po vrednotenju knjižnične zbirke, ker se osredotočamo predvsem na negativne posledice posameznih postopkov nabave. Ko ne bomo zadovoljni z zbirko, ker se bodo na primer gradiva premalo izposojala, bomo vrednotili postopke izbire gradiva. Če bo zbirka gradiva ves čas v uporabi, postopkov nabave ne bomo vrednotili.
Ne glede na to, da se gradivo dobro izposoja, pa postopke nabave vrednotimo, ko različni strokovnjaki kvaliteto zbirke ocenijo negativno.
V priročniku so v ustreznem poglavju navedeni in opisani vsi postopki nabave.
Preden začnemo z vrednotenjem nabave, določimo vse kriterije, po katerih bomo dosežene rezultate merjenja razumeli kot pozitivne oziroma negativne. 
Primeri: 
  • pozitivni rezultati nabave so na primer takrat, ko je realizacija nabave gradiva enaka planirani nabavi, oziroma je realizacija 90%;
  • pozitivna izbira gradiva je takrat, ko se 75% nabavljenih izvodov izposodi vsaj enkrat,
  • finančno pozitivna nabava je takrat, ko dosežemo pri distributerju/knjigotržcu rabat od 15% - 28%,
Če so rezultati merjenja nabave slabši od prej postavljenih kriterijev, izpeljemo takoj za merjenjem vrednotenje postopkov nabave. V takšnih primerih najprej vrednotimo knjižnično zbirko glede na postavljene kazalnike, da ugotovimo, s katerih vidikov je nezadostna, šele nato vrednotimo postopke izbire gradiva.
Ker je Mestna knjižnica Ljubljana upravičena do pridobivanja obveznih izvodov, se zavedamo, da obvezni izvodi vplivajo na strukturo zbirke, kar upoštevamo pri postavljanju kriterijev. Enako velja za darove, le da te vključujemo v zbirko po lastni presoji.

8.3 Redno merjenje in vrednotenje upravljanja knjižnične zbirke
Osnova za izbor posameznih področij, ki ji želimo meriti in vrednotiti, je vsakoletno poročilo o delu, ki ga pripravi knjižnica, v katerem so zbrani vsi relevantni podatki in informacije. Knjižnica ima tako letno zbrane podatke, ki so neobhodno potrebni za določanje kazalnikov uspešnosti.
Ker smo pri vrednotenju zbirke in postopkov nabave vezani na letna poročila, se za področja vrednotenja razumljivo odločamo vsako leto v marcu.
Postopki pri merjenju in vrednotenju so naslednji:
 
a) Zbiranje podatkov
Knjižnica redno zbira podatke, kot so v nadaljevanju:
  • Področje nabave, obveznega izvoda, darov in zamen
- Število zaloge po krajevnih knjižnicah:
   Knjige
   Neknjižno gradivo
   Serijske publikacije
- Prirast gradiva po krajevnih knjižnicah:
   Knjige
   Neknjižno gradivo
   Serijske publikacije
- Prirast gradiva po krajevnih knjižnicah (naslovi):
   Strokovno gradivo
   Leposlovno gradivo
- Prirast gradiva po krajevnih knjižnicah (naslovi):
   Gradivo za mladino
   Gradivo za odrasle
- Prirast gradiva po krajevnih knjižnicah (način nabave - naslovi):
   Nakup
   Obvezni izvod
   Zamena
   Dar
- Predlogi članov za nabavo gradiva (naslovi):
   Realizirana nabava predlaganih naslovov gradiva.
- Gradivo za repozitorij
   Knjige
   Neknjižno gradivo
- Odpis gradiva po krajevnih knjižnicah (tipi gradiva – izvodi):
   Knjige
   Serijske publikacije
   Neknjižno gradivo
  • Področje članov v krajevnih knjižnicah:
- Vpis:
   Mladinski člani:
   Novo vpisani člani
   Aktivni člani

   Odrasli člani:
   Novo vpisani člani
   Aktivni člani

- Obisk članov po krajevnih knjižnicah:
   Mladinski člani:
   Izposoja na dom
   Izposoja v knjižnici
   Obisk prireditev

   Odrasli člani:
   Izposoja na dom
   Izposoja v knjižnici
   Obisk prireditev
  • Področje izposoje po krajevnih knjižnicah
- Izposoja gradiva
   Gradivo za odrasle:
   Knjige
   Serijske publikacije
   Neknjižno gradivo

   Gradivo za mladino:
   Knjige
   Serijske publikacije
   Neknjižno gradivo
  • Področje medbibliotečne izposoje
Aktiva - posojene knjige drugim knjižnicam
Pasiva - izposojene knjige za MKL

b) Merjenje oziroma postavljanje kazalnikov
Knjižnica postavlja naslednje kazalnike za posamezna področja merjenja:
  • Kazalnike za primerjavo vseh rezultatov dela vključno z vrednostmi za knjižnično zbirko (kot smo jih našteli zgoraj):
    • z rezultati, doseženimi v preteklem letu,
    • s povprečnimi rezultati dela, doseženimi v 3 letih.
  • Kazalnike, ki jih določajo predpisi iz knjižničarske stroke glede na število prebivalcev:
    • Število enot gradiva na prebivalca svojega območja,
    • Število enot neknjižnega gradiva na prebivalca.
    • Število enot gradiva na prebivalca (za krajevne knjižnice na področju z do 2000 prebivalci).
    • Število enot prirasta gradiva na 1000 prebivalcev,
    • Število enot prirasta neknjižnega gradiva na 1000 prebivalcev,
    • Število enot prirasta gradiva na 1000 prebivalcev za območne knjižnice.
  • Kazalnike, ki jih določajo predpisi iz knjižničarske stroke za sestavo zbirke:
    • Letni prirast gradiva mora izkazovati razmerje 60% naslovov strokovnega gradiva, proti 40% naslovov leposlovja,
    • Letni prirast gradiva namenjenega mladini je v razmerju 30% naslovov za mladino proti 70% naslovov za odrasle,
    • Število referenčnega gradiva je v razmerju 10% naslovov referenčnega gradiva proti 90% naslovov splošnega gradiva.
  • Kazalnike, ki jih določa MKL za nadzorovanje poslovanja:
    • Število aktivnih članov knjižnice glede na število vseh prebivalcev območja,
    • Število izvodov za izposojo na glavo prebivalca,
    • Število izposojenega gradiva na glavo prebivalca,
    • Razmerje med izposojenimi izvodi in neizposojenimi izvodi,
    • Obrat gradiva po krajevnih knjižnicah,
    • Obrat gradiva po letih prirasta,
    • Obrat gradiva po UDK,
    • Obrat gradiva po posameznih naslovih
    • Razmerje med aktivo in pasivo pri medbibliotečni izposoji.
  • Kazalniki za merjenje vpliva članov na sestavo knjižnične zbirke:
    • Razmerje med številom posredovanih naslovov gradiva za nabavo in številom nabavljenih naslovov,
    • Razmerje med nabavljenimi naslovi gradiva po predlogu članov in izposojenimi naslovi tega gradiva.
c) Vrednotenje
je analiziranje dobljenih rezultatov in primerjanje rezultatov s postavljenimi kriteriji. Po potrebi se odločamo za nova specifična merjenja, če s posameznimi rezultati nismo zadovoljni.
Pri postopkih vrednotenja rezultatov poslovanja in gradnje zbirke se pri vsakem posameznem vrednotenju odločamo, katere nove kazalnike bomo še oblikovali oziroma, katera druga kvalitativna merjenja bomo morali izpeljati.
Izbrano metodologijo in postopke vrednotenja sproti beležimo v posebne delovne priročnike, ki so postali del glavnega priročnika.

d) Določanje kriterijev
Nekatere kriterije določajo predpisi, kot so: Standardi za splošne knjižnice, Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe, Zakon o obveznem izvodu, Pravilnik o osrednjih območnih knjižnicah; nekatere kriterije postavljamo sami. Z njimi določamo, kateri rezultati dela so za nas pozitivni oziroma negativni.
Ko določamo kriterije pozitivnega poslovanja, ali pa kriterije povečanja poslovanja, upoštevamo, kakšne realne možnosti za povečanje poslovanja pravzaprav ima knjižnica.
Prvo skupino kriterijev predstavljajo kriteriji, ki jih za poslovanje knjižnice postavljajo standardi in pravilniki o delovanju splošnih knjižnic. Uprava, glede na svoje pristojnosti določi, koliko bomo postavljene kriterije upoštevali pri vrednotenju zbirke ali poslovanja.
Drugo skupino kriterijev pripravi knjižnica. Knjižnica določi, kateri rezultati pomenijo pozitivni trend poslovanja, na primer glede na preteklo leto. Pričakovane deleže v odstotkih knjižnica določi vsako leto v Programu dela in njihovo uresničevanje preveri v Letnem poročilu:
  • pričakovano povečanje števila novih članov;
  • pričakovano povečanje aktivnih članov;
  • pričakovano povečanje števila obiskov v knjižnico;
  • pričakovano povečanje števila izposojenega gradiva;
  • pričakovan prirast knjižnega gradiva za odrasle;
  • pričakovan prirast knjižnega gradiva za mladino;
  • pričakovan prirast neknjižnega gradiva za odrasle;
  • pričakovan prirast neknjižnega gradiva za mladino;
  • pričakovana razmerja med številom izposojenega knjižnega gradiva in neknjižnega gradiva;
  • pričakovano število naslovov serijskih publikacij.

 

9 VKLJUČEVANJE UPORABNIKOV V IZGRADNJO KNJIŽNIČNE ZBIRKE

Knjižnice so namenjene uporabnikom. Ob upoštevanju ostalih kriterijev, ki jih ima knjižnica za izgradnjo svoje zbirke, je cilj načrtovanja izgradnje knjižnične zbirke tudi zadovoljstvo uporabnikov z gradivom, ki ga knjižnica nudi.
V kolikor knjižnica to omogoča in spodbuja, lahko uporabniki utečeno politiko izgradnje knjižnične zbirke do določene mere spreminjajo in nadgrajujejo.
Posredno uporabnike in potencialne uporabnike knjižnica pri načrtovanju upošteva tako, da pridobiva podatke o njih in njihovih potrebah s pomočjo:
  • analize zunanjega lokalnega okolja knjižnice
  • segmentiranja aktivnih uporabnikov knjižnice
  • analize obiska in izposoje v knjižnici za določeno obdobje
  • podatkov o obratu gradiva
  • analize podatkov o medknjižnični izposoji
  • opažanj o ponavljajočih se ali podobnih referenčnih zahtevah uporabnikov
  • seznama pogosto rezerviranega gradiva
S pomočjo pridobljenih podatkov knjižnica sklepa o potrebnih ukrepih pri izgradnji knjižnične zbirke. 
Neposredno se vpliv uporabnikov kaže v pozitivnem odzivu knjižnice na pobude, mnenja in konkretne predloge za nabavo gradiva, prejete od uporabnikov. 
Prav tako uporabniki neposredno vplivajo na zbirko z darovi, s pomočjo katerih lahko knjižnica svojo zbirko obogati, oblikuje posebno ali domoznansko zbirko ali pa jo kot posebno storitev ponudi uporabnikom v dar ali odkup (poglavje Darovi)
Knjižnica je dolžna posredovati uporabnikom informacije o knjižnični zbirki prek različnih medijev (tiskano gradivo, spletna stran, mobilne aplikacije)
Ob seznanitvi z obstoječo knjižnično zbirko imajo uporabniki za nabavo gradiva, ki ga v zbirki pogrešajo, možnost podati konkretne predloge:
- ustno
- na tiskanem formularju
- po elektronski pošti
- preko elektronskega obrazca na spletni strani knjižnice.

O vključitvi predlaganega gradiva v zbirko se knjižnica odloči po svoji strokovni presoji in na predloge, opremljene s kontaktnimi podatki uporabnika, tudi argumentirano odgovori.
Knjižnica preverja zadovoljstvo uporabnikov s knjižnično zbirko tudi z občasnimi anketami, namenjenimi splošnemu ali ciljno usmerjenemu pregledu ustreznosti gradiva iz zbirke.
 

10 POLITIKA IN POSTOPKI REŠEVANJA PRITOŽB 

Pritožbe uporabnikov v zvezi z nabavno politiko glede gradiva, (ne)uvrščenega v knjižnično zbirko:

Pritožbe, ki zadevajo konkretne naslove, rešujemo s pomočjo knjige želja bralcev, ki je dostopna uporabnikom na spletni strani v obliki elektronskega obrazca. Obrazec vsebuje opozorilo, da bralec lahko poda konkretno sugestijo za nakup določenega gradiva, v domeni nabavnega oddelka knjižnice pa je 
- odločitev o dejanski uvrstitvi v zbirko
- odločitev o številu nabavljenih izvodov
- odločitev o tem, v kateri izmed knjižnic bo gradivo dostopno uporabnikom

Obrazec vsebuje tudi razdelek za bolj splošne pritožbe uporabnikov, ki zadevajo neko vsebinsko področje ali zvrst, ki jo v knjižnični zbirki pogrešajo. Na tovrstne pritožbe knjižnica odgovarja s pomočjo argumentov, ki izhajajo iz nabavne politike oz. njenega pisnega dokumenta.
Obrazec izpolnjujejo uporabniki sami ali se obrnejo na knjižničarja, da ga izpolni zanje.
Informacije, ki jih knjižnica pridobi s tem obrazcem, so v določeni meri pokazatelj stopnje zadovoljstva uporabnikov s knjižnično zbirko. Knjižnici je v interesu, da uporabnikom ponudi možnost, da se aktivno vključijo v izbor gradiva, vendar znotraj mej, ki so že začrtane z nabavno politiko MKL.

11 VIRI IN LITERATURA

  • Agee, J. (2007). Acquisitions go global: an introduction to library collection managemnet in the 21st century. Oxford: Chandos.
  • Baker, S. L., Wallace, K. L. (2002). The Responsive Public Library : How to develop and Market a Winning Collection. Englewood : Libraries Unlimited.
  • Clayton, P., Gorman, G. E. (2007). Managing information resources in libraries : collection management in theory and practice. London : Facet.
  • Evans G. E., Zarnosky Saponaro, M. (2005). Developing library and information center collections. Westport (Connecticut) ; London : Libraries Unlimited.
  • Guidelines for a Collection Development Policy Using the Conspectus Model. (2001). Pridobljeno 31.05.2012 s spletne strani: http://www.ifla.org.
  • Hughes-Hassell, S., Mancall, J. C. (2005). Collection Management for Youth: Responding to the Needs of Learners. Chicago: ALA.
  • IFLA/UNESCO Guidelines for Development. (2001). München: K. G. Sauer.
  • Johnson, P. (2004). Fundamentals of collection development & management. Chicago : American Library Association.
  • Kodrič-Dačić, E. (2007). Uvod v izgradnjo knjižničnih zbirk. Knjižnica, 51 (1), str. 89-112.
  • Novljan, S. (1995). Velikost knjižnične zbirke in njen vpliv na razvoj branja. Knjižnica, 39 (3), str. 45-59.
  • Magrill, Rose M.; Corbin, John B. (1989). Acquisition Management and Collection Development in Libraries. London; Chicago: The American Association.
  • Novljan, S. (2001). Drugačno v splošnem. Knjižnica, 45 (1¬-2), str. 99-120.
  • Rampih, S. (2010). Nabavna politika v splošnih knjižnicah. Ljubljana: ZBDS.
  • Sešek, I. (2009). Zakaj potrebujemo pisni dokument o nabavni politiki. Šolska knjižnica, 19 (4), str. 261-271.
  • Spiller, David. (1986). Book Sellection: an Introduction to Principles and Practice. London: Clive Bingley.

 

 

Številka: 010-4/2012-1
Datum: 25.10.2012

Mag. Jelka Gazvoda
direktorica


1 O etničnih skupinah in njihovi velikosti lahko sklepamo na podlagi podatkov SI-Stat o selitvenem prirastu iz različnih držav po občinah; upoštevamo pritok iz različnih držav in stanje po občinah ter ugotavljamo razlike nad povprečjem.
2 Družbeno-kulturno okolje knjižnice predstavljajo tudi kulturne znamenitosti in najširša kulturna dediščina. Aktivno sodelovanje krajevne knjižnice s kulturnimi, socialnimi in drugimi organizacijami v lokalnem okolju lahko vpliva na oblikovanje knjižnične zbirke oz. postavljanje posebnih knjižničnih zbirk. Za potrebe oblikovanja knjižnične zbirke v tem primeru upoštevamo sodelovanje z različnimi organizacijami (muzeji, galerije, arhivi, opera in balet, filharmonija, centri kulture, knjigarne, kulturna društva, domovi za starejše, dnevni centri za starejše, bolnišnice, mladinski četrtni centri, azilni domovi, zavodi za zaposlovanje, programi projektnega učenja za mlade, društva in zveze, ki se ukvarjajo z različnimi oblikami invalidnosti). Za potrebe oblikovanja knjižnične zbirke se v določenih primerih upošteva tudi naravno okolje knjižnice, ki ga predstavljajo naravne znamenitosti in najširša naravna dediščina.
3 Clayton, Peter.R.; Gorman, G.E. (2007). Managing information resources in libraries: collection management in theory and practice. London, Facet.
4 Magrill, Rose M.; Corbin, John B. (1989). Acquisition Management and Collection Development in Libraries. London; Chicago: The American Association.
5 Spiller, David. (1986). Book Sellection: an Introduction to Principles and Practice. London: Clive Bingley.
6 ibidem

Napovednik

Koledar

« Oktober 2019 »
Po To Sr Če Pe So Ne
  1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31      

thl

pionirska

BZ-logo