Na vsebinoNa glavni meni

Pravila varstva in obdelave osebnih podatkov na podlagi elektronskega obrazca za izposojo gradiva ter prevzema gradiva po pošti

Za namen vsakokratne izposoje gradiva na podlagi elektronskega obrazca za izposojo gradiva in prevzem gradiva po pošti mora član zagotoviti pravilne spodaj navedene podatke, sicer knjižnica ne more izvesti izposoje gradiva članu na ta način. Knjižnica ima za potrebe in namen izvajanja svoje dejavnosti ter zavarovanja knjižničnega gradiva pravico, da v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov zbira in obdeluje naslednje osebne podatke svojih članov že na podlagi Zakona o knjižničarstvu, med drugim tudi ime in priimek, naslov stalnega oziroma začasnega bivališča ter podatke za obveščanje (telefonska številka, naslov elektronske pošte/E-naslov/e-mail naslov), dodatno pa tudi na podlagi danega soglasja člana.

V primeru izposoje gradiva na podlagi elektronskega obrazca za izposojo gradiva in prevzem gradiva po pošti je edini način prevzema naročenega izposojenega gradiva prevzem po pošti.

Z oddajo elektronskega obrazca za izposojo gradiva in prevzem gradiva po pošti izrecno soglašate z obdelavo osebnih podatkov, ki ste jih ob vpisu in pridobitvi članske številke oziroma ob prijavi sprememb teh podatkov dali knjižnici v obdelavo s svojim soglasjem (to so osebni podatki, ki so vezani na vašo člansko številko: ime in priimek, članska številka, telefonska številka, e-mail naslov, naslov, pošta in kraj, v primeru mladoletnih članov, ki jih vpišejo zakoniti zastopniki ali skrbniki tudi osebni podatki zakonitih zastopnikov ali skrbnikov), vse z namenom izposoje gradiva preko elektronskega obrazca in prevzema po pošti.

Pred oddajo naročila mora član preveriti pravilnost podatkov, ki jih knjižnica potrebuje za dostavo naročenega gradiva po pošti, in sicer na spletni strani knjižnice v Moji knjižnici ter jih po potrebi popraviti oziroma uskladiti z dejanskim stanjem (predvsem podatke, ki so potrebni za pošiljanje gradiva po pošti, to so ime in priimek, telefonska številka, e-naslov, naslov ter poštna številka in kraj). V primeru neustreznih oz. nepopolnih podatkov člana knjižnica ne bo mogla izvesti storitve dostave naročenega gradiva po pošti in se šteje, da naročilo ni bilo oddano. Knjižnica si pred procesiranjem prejetega naročila in priprave gradiva za člana pridržuje pravico telefonsko ali preko e-naslova preveriti, če je bila oddaja naročila res izvedena s strani člana ali zakonitega zastopnika oziroma skrbnika člana ter preveriti pravilnost podatkov, ki so potrebni za dostavo gradiva po pošti, s čimer član oz. njegov zakoniti zastopnik ali skrbnik izrecno soglaša. S tem knjižnica zavaruje člana pred morebitnimi zlorabami.

Vaši podatki za splošno javnost ne bodo dostopni. Ker je skrb za podatke vrednota, bomo vaše osebne podatke varovali v skladu z veljavnimi predpisi in z visoko stopnjo odgovornosti.

1. Podatki o upravljavcu in pooblaščeni osebi za varstvo podatkov

Uradno ime upravljavca: Mestna knjižnica Ljubljana.
Naslov upravljavca: Kersnikova ulica 2, 1000 Ljubljana
Odgovorna oseba pri upravljavcu: direktorica mag. Teja Zorko.
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov v podjetju: Sara Oranič, namestnica Vesna Trobec.
Kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo podatkov: Mestna knjižnica Ljubljana, Kersnikova ulica 2, 1000 Ljubljana, tel.: 01 308 50 00, e-pošta: dpo@mklj.si.

2. Namen obdelave, pravna podlaga obdelave in uporabniki osebnih podatkov

Knjižnica obdeluje vaše osebne podatke, kot izhajajo iz članske številke člana, za namen izvajanja svoje dejavnosti ter zavarovanja knjižničnega gradiva na podlagi Zakona o knjižničarstvu, med drugim tudi ime in priimek, naslov stalnega oziroma začasnega bivališča ter podatke za obveščanje (telefonska številka, naslov elektronske pošte/E-naslov/e-mail naslov), dodatno pa tudi na podlagi danega soglasja člana, enako za namen vsakokratne izposoje gradiva na podlagi elektronskega obrazca za izposojo gradiva in prevzem gradiva po pošti.

Poleg zgoraj navedenih namenov, osebne podatke kot izhajajo iz članske številke člana, v primeru izposoje gradiva na podlagi elektronskega obrazca za izposojo gradiva in prevzem gradiva po pošti, knjižnica obdeluje tudi z dodatnim namenom:

  • ime in priimek, naslov, pošta in kraj z namenom pravilne dostave,
  • članska številka z namenom evidentiranja izposojenega gradiva člana,
  • telefonska številka z namenom preverbe resničnosti in pravilnosti naročila s strani knjižnice ter obveščanja člana s strani dostavljalca paketa (Pošta Slovenije d.o.o.) o času dostave,
  • e-mail naslov z namenom preverbe resničnosti in pravilnosti naročila s strani knjižnice, v kolikor član ni dosegljiv na telefonsko številko ter obvestila članu o prejemu njegovega naročila s strani knjižnice in z namenom obveščanja člana s strani dostavljalca paketa (Pošta Slovenije d.o.o.) o dostavi.

Na osnovi obdelovanja podatkov ne izvajamo avtomatiziranega sprejemanja odločitev.

Osebne podatke, dane v okviru elektronskega obrazca za izposojo gradiva in prevzema po pošti bomo obdelovali poleg namena izvajanja knjižnične dejavnosti in ter zavarovanja knjižničnega gradiva tudi za namen vsakokratne izposoje in prevzem gradiva po pošti. Navedene osebne podatke zbiramo na podlagi vaše izrecne, prostovoljne, nedvoumne in pritrdilne privolitve. Za osebne podatke članov, ki še niso dopolnili 15 let, je potrebna privolitev njihovega zakonitega zastopnika ali skrbnika, kar v primeru naročanja gradiva preko elektronskega obrazca za izposojo ter prevzema po pošti pomeni, da za člane, ki še niso dopolnili 15 let, gradivo lahko naroči le njihov zakoniti zastopnik ali skrbnik, kateri z naročilom izrecno daje privolitev in soglaša z obdelavo navedenih osebnih podatkov (svojih in od mladoletnega člana, kadar je to potrebno).

Osebne podatke bodo obdelovale le tiste osebe pri upravljavcu, ki imajo pooblastilo za obdelavo osebnih podatkov članov in opravljajo dela, ki so povezana z izposojo gradiva na podlagi elektronskega obrazca in prevzem gradiva po pošti, za izvajanje knjižnične dejavnosti ter zavarovanje knjižničnega gradiva, za pripravo statistik osebe, ki so zavezane delati statistiko, ter za drug legitimen in legalen namen oseba oziroma osebe, ki morajo izpolniti ta namen.

V vsakem primeru bo imela dostop do podatkov tudi pooblaščena oseba za varstvo podatkov, ko bo opravljala predpisane naloge.

Osebne podatke bomo v primeru prevzema gradiva po pošti posredovali za konkretni primer zunanjem obdelovalcu-Pošti Slovenije d.o.o., in sicer naslednje osebne podatke, ki so obvezni za dostavo gradiva s strani Pošte Slovenije d.o.o.: ime in priimek, naslov, pošta in kraj, telefonska številka, e-mail naslov, prav tako bomo ob upoštevanju vaše varnosti skrbeli, da imamo z zunanjim obdelovalcem sklenjeno ustrezno pogodbo o obdelavi podatkov, in da bo zunanji obdelovalec spoštoval varovanje podatkov. Uporabniki osebnih podatkov iz teh Pravil so v smislu Splošne uredbe GDPR tudi zunanji pogodbeni partnerji knjižnice, to so pogodbeni obdelovalci, ki za knjižnico vzdržujejo in gostujejo spletno stran oziroma imajo dostop do omrežja oziroma spletne strani MKL zaradi pravilnega delovanja, hrambe baz podatkov oziroma nadgradnje potrebnih informacijsko komunikacijskih sistemov ter ki opravljajo izterjavo za knjižnico.

3. Prenos osebnih podatkov v drugo državo

Osebnih podatkov in zbirke osebnih podatkov hranimo na območju Republike Slovenije ter jih ne iznašamo v druge države.

4. Obdobje hrambe

Vaše podatke bomo hranili za obdobje, ki je potrebno za uresničitev namenov, razen v primeru, ko bi bilo daljše obdobje hrambe potrebno ali dovoljeno v skladu z zakonom. To pomeni, da se osebni podatki, ki so potrebni za izposojo gradiva na podlagi elektronskega obrazca za izposojo gradiva in prevzem gradiva po pošti izbrišejo najkasneje eno leto po izpolnitvi namena, zaradi katerega so bili zbrani. V primeru več namenov se upošteva eno leto od zadnjega namena, ki ga je potrebno upoštevati skladno s predpisi ter akti knjižnice.

V primeru, da član poda preklic privolitve obdelave osebnih podatkov, ki so potrebni za izposoje gradiva na podlagi elektronskega obrazca za izposojo gradiva in prevzem gradiva po pošti, te osebne podatke obdelujemo do preklica, razen, če za obdelavo podatka obstaja katera druga predpisana podlaga. V vsakem primeru pa podatek izbrišemo takoj, ko ni več podlage za hrambo podatkov.

5. Pravice posameznika (osebe)

Posameznik sem seznanjen:

  • da lahko svojo privolitev kadarkoli prekličem (pravica do preklica privolitve), pri čemer preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do preklica. Preklic soglasja oziroma privolitve obdelave osebnih podatkov, ki so potrebni za izposojo gradiva na podlagi elektronskega obrazca za izposojo gradiva in prevzem gradiva po pošti, ne vpliva na obdelavo osebnih podatkov člana, ki se obdelujejo skladno z Zakonom o knjižničarstvu in morebitnimi drugimi soglasji člana,
  • da lahko kadarkoli od upravljavca zahtevam, da mi omogoči dostop do mojih osebnih podatkov in do podatka ali upravljavec v zvezi z menoj obdeluje podatke (pravica do seznanitve s podatki in pravica dostopa do podatka),
  • da lahko od upravljavca zahtevam, da moje netočne osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja popravi (pravica do popravka) oziroma izbriše, razen v primeru, ko predpisi upravljavcu nalagajo hrambo podatkov (pravica do izbrisa),
  • da lahko od upravljavca zahtevam, da obdeluje moje podatke le v omejenem obsegu, kadar oporekam netočnosti podatkov ali kadar je obdelava podatkov nezakonita in nasprotujem izbrisu podatkov ali kadar podatki niso več potrebni skladno z namenom obdelave in podatke potrebujem za pravne zadeve ali kadar vložim ugovor (pravica do omejitve obdelave),
  • da lahko od upravljavca zahtevam, da mi pošlje moje osebne podatke ali da jih pošlje drugemu upravljavcu (pravica do prenosljivosti podatkov),
  • da lahko vložim pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, kontaktni podatki pooblaščenca so dosegljivi tudi na spletni strani pooblaščenca: https://www.ip-rs.si/ (pravica do pritožbe) in
  • da upravljavec podatkov ne bo obdeloval za drug namen, razen za namen, za katerega so zbrani, ter da bo upravljavec v nasprotnem primeru posameznika pred nadaljnjo obdelavo z drugim namenom obvestil ter mu zagotovil vse predpisane informacije.

Posameznik sem tudi seznanjen:

  • da lahko pri upravljavcu oziroma knjižnici vložim ugovor v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, na podlagi katerega bo knjižnica, če ne bodo obstajali nujni legitimni interesi za obdelavo, ki bodo prevladovali nad mojim interesi, prenehala obdelovati moje podatke (pravica do ugovora).

V knjižnici vas obveščamo še, da bomo storili vse, kar je v naši moči, da vam kot posamezniku pomagamo pri uveljavljanju svojih pravic.

6. Razno

V primeru spremembe predpisov na področju varstva osebnih podatkov se upravljavec zavezuje ravnati skladno s spremembo predpisov.

Ta pravila varstva in obdelave osebnih podatkov na podlagi elektronskega obrazca za izposojo gradiva in prevzem po pošti predstavljajo pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov člana v smislu dodatne privolitve člana, in sicer poleg pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov člana, ki jo predstavljajo privolitev člana oziroma zakonitega zastopnika ali skrbnika člana ob vpisu v knjižnico in v primeru sprememb osebnih podatkov člana, danih s strani člana oziroma njegovega zakonitega zastopnika ali skrbnika ter poleg pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov člana, ki jo predstavljajo določila Zakona o knjižničarstvu v zvezi z osebnimi podatki. Ta pravila veljajo od 17.5.2021.

Številka: 043-3/2021-1

Ljubljana, dne 17.5.2021
direktorica Mestne knjižnice Ljubljana
mag. Teja Zorko