Osebni podatki se po registraciji Urbane kot knjižnične izkaznice nahajajo v podatkovni zbirki IZUM-a (upravitelj in obdelovalec podatkov za potrebe COIBSS-a) in Imovationa (pogodbeni upravitelj in obdelovalec osebnih podatkov za namen delovanja Urbane). Z obema podjetjema imamo sklenjeno pogodbo o obdelavi in varovanju osebnih podatkov. Prav tako imajo vsi zaposleni, ki obdelujejo osebne podatke, podpisane Izjave o varovanju osebnih podatkov in so seznanjeni z Zakonom o varovanju osebnih podatkov. Osebni podatki se med pogodbenimi partnerji prenašajo po varnih protokolih.
Tako LPP kot MKL nimata vpogleda v transakcije ali naloženo dobroimetje na Urbani. Imovation hrani le podatke o plačilih za morebitne reklamacije uporabnikov. Pogodbeni partnerji lahko te podatke pridobimo od Imovationa za zadnjih 8 dni od dne vložitve reklamacije. LPP podatek o tem, da je imetnik Urbane tudi član knjižnice, razbere le v primeru, kadar LPP izdela uporabniku dvojnik Urbane, saj se takrat nanjo natisne knjižnična evidenčna številka. Prav tako to številko vidi vsak kontrolor ob kontroli Urbane na avtobusu in lahko na podlagi te številk sklepa, da je uporabnik tudi član knjižnice.
Člani MKL lahko v knjižnici kupijo Urbano MKL, ki je namenjena zgolj uporabi knjižnice in ne omogoča drugih storitev v MOL.
Knjižnica mora v skladu s 15. členom Zakona o knjižničarstvu (ZKnj-1) brisati podatke o članih. V primeru, da član, katerega podatki so bili brisani zaradi neaktivnosti, spet želi uporabljati knjižnične storitve, lahko uporabi isto kartico Urbana, vendar mora ponovno opraviti postopek vpisa v knjižnico. Ker LPP ni podrejen ZKnj-1, se podatki v bazi Urbane ne brišejo.
